Welches Ziel hatten Sie bei Ihrem Projekt?
Die Durchführung des Landesrudertages, um die Abstimmungen zur Wahl des Vorstandes und Satzungsänderungen durchzuführen. Aufgrund der Maßnahmen zum Infektionsschutz wurde die Versammlung 2020 abgesagt, eine registergerichtliche Vorgabe macht eine Satzungsänderung notwendig. Eine weitere Verschiebung war daher nicht möglich.
Bitte schildern Sie den Verlauf Ihres Projektes? / Wie haben Sie ihr Projekt umgesetzt?
Der Landesrudertag wurde als Hybrid-Veranstaltung durchgeführt:
Für den Vorstand und Ehrengäste wurde der Vor-Ort Besuch ermöglicht (max. 18 Personen im Saal), der Festsaal der RG Angaria in Hannover bot ausreichend Raum, um die Abstände einzuhalten. Die Delegierten und die Vorsitzenden der Verbandsvereine wählten sich in die Videokonferenz ein und könnten die Durchführung verfolgen sowie eigene Beiträge und Vorschläge einbringen. Die Durchführung der notwendigen Abstimmungen erfolgte mit einem online-Abstimmungsprogramm, das eine rechtssichere Durchführung ermöglichte.
Welche Probleme haben sich in der Umsetzung ergeben und wie konnten Sie diese lösen?
Diese Veranstaltungsform war neu für den LRVN, im ehrenamtlich geführten Vorstand des LRVN gab es keine Expertise diese Veranstaltungsform sicher durch zu führen. Ein reibungsloser Ablauf konnte durch externe, professionelle Unterstützung ermöglicht werden. Vor Ort waren das erstellte Hygienekonzept umzusetzen, u.a. Abstände, Maskenpflicht innerhalb des Gebäudes (außer am Sitzungsplatz), Erfassung der Anwesenden, kein offenes Buffet zur Verpflegung.
Welche Auswirkungen hat ihr Projekt für die zukünftige Vereinsarbeit?
Die reibungslose Umsetzung dieser Versammlung regt die ehrenamtlichen Vorstands- und Präsidiumsmitglieder an, ähnliche Formate für Arbeitstagungen einzusetzen. Bei abgegrenzten Themenfeldern lassen sich Fahrtzeiten und -kosten zu den Sitzungsorten vermeiden.
Für das Kennenlernen und Einbinden neuer Präsidiumsmitglieder ist ein "reales", persönliches Treffen motivierender, da in der Videokonferenz der Austausch auf die offiziellen Themenkreise beschränkt bleibt. Fazit: Videokonferenzen sind eine Ergänzung, aber kein vollständiger Ersatz für
Arbeitstagungen.
Wer war Ihre Zielgruppe und wie hat diese das Projekt aufgenommen?
Die Teilnehmer (Präsenz und Video) lobten die gut organisierte Veranstaltung.
Einzelne Rückmeldung:
Die Länge der Vortragselemente hätte bei einzelnen Themen gestrafft werden können.
Welche Empfehlungen, Tipps und Tricks haben Sie für andere Engagierte?
- Ziel der Veranstaltung definieren
- Präsentation der Informationen in Schlagzeilen und Bildern
- Erläuterungen vortragen
- Gespräche durch Fragen anregen
- Zusammenfassung gemeinsam erarbeiten
- Hybride Veranstaltungen brauchen mehr technische Ausrüstung
- Technische Voraussetzungen schaffen und vorher erproben
oder professionelle Veranstaltungstechniker beauftragen
- Ablauf vorher planen
- "Technische" Moderation vom Inhalt trennen, Bedarf für zusätzliches Personal einplanen