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Online-Anmelde-Tools für Kursbuchungen

Zur effektiven Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen empfehlen wir die Einbeziehung aller Betroffenen. Wir haben in unserem Verein vor allem nach den Bedürfnissen der Teilnehmer und unserer Bürokraft gefragt sowie die Trainer mit ins Boot geholt (gebündeltes Brainstorming).

Welches Ziel hatten Sie bei Ihrem Projekt?

Aufgrund von Lockdownverordnungen sowie der Angst vieler Eltern vor einer möglichen Corona-Infektion war unser Ziel in erster Linie, möglichst viele Kinder digital über Online-Kurse zu erreichen, um so für Bewegung und Abwechslung im Alltag zu sorgen. Um hier effektiv und effizient alle Kinder erreichen zu können, war es für uns zwingend notwendig, unsere Homepage zu überarbeiten und hier vor allem ein Online-Anmelde-Tool einzupflegen.

Bitte schildern Sie den Verlauf Ihres Projektes? / Wie haben Sie ihr Projekt umgesetzt?

Zu Beginn des ersten Lockdowns im März 2020 ist in unserem Team die Idee entstanden, Videoclips zu drehen und Online-Stunden anzubieten. Zunächst haben wir die Clips per E-Mail an die Teilnehmer, dann über die sozialen Medien verbreitet. Den Zugang zu den Online-Stunden haben wir ebenfalls entsprechend der jeweiligen Kurse per E-Mail versandt. Dies bedeutete für uns einen enormen verwaltungstechnischen Arbeitsaufwand, der auch entsprechend vergütet werden musste.
Der Wegfall der Präsenzballschulstunden und die Umstellung auf digitale Online-Angebote hat uns zum schnellen Handeln gezwungen, sodass wir über das Portal Yolawo laienhaft ein Tool für Online-Anmeldungen auf unsere Homepage eingepflegt haben.

Welche Probleme haben sich in der Umsetzung ergeben und wie konnten Sie diese lösen?

Dieses Yolawo-Tool war für uns eine kostengünstigste Notlösung, um schnell und vor allem sofort mit den Kindern digital am Ball bleiben zu können. Das Toll war leider nicht explizit auf unseren Verein zugeschnitten.
Da unser Verein leider nicht über Angestellte oder Mitglieder mit versiertem technischen Know-How auf diesem Gebiet verfügt, waren wir hier auf die Hilfe einer Webdesign- und Programmierungsfachkraft angewiesen. Mit dem Zuschuss der Lotto-Stiftung "Digital aus der Krise" war es uns möglich einen solchen Experten zu engagieren, der ein leicht verständliches und vor allem userfreundliches Online-Anmelde-Tool auf unsere Homepage eingepflegt hat, was den Bedürfnissen unseres Vereins entspricht und vor allem einfach für die Teilnehmer zu bedienen ist.

Welche Auswirkungen hat ihr Projekt für die zukünftige Vereinsarbeit?

Die Überarbeitung der Homepage und vor allem die Einpflegung eines Online-Anmelde-Tools für Kursbuchungen hat zu einer enormen Erleichterung des Verwaltungsaufwandes und zu einer großen Zeitersparnis geführt. Diese gewonnene Zeit kann jetzt effektiv für neue Ideen und der Arbeit am Ball mit den Kindern genutzt werden. Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie, in der Kindergärten, Schulen und Sporteinrichtungen temporär geschlossen sind, ist es wichtiger denn je, kreativ zu sein, um mit den Kindern in Kontakt zu blieben und sie zur Bewegung zu motivieren. Die Vermittlung von Spaß an der Bewegung und Freude am Ball ist unser wichtiges Ziel, wofür wir dank der notwendigen Digitalisierungsmaßnahmen jetzt wieder mehr Zeit haben.

Wer war Ihre Zielgruppe und wie hat diese das Projekt aufgenommen?

Das Projekt ist gerade erst abgeschlossen und umgesetzt. Die bisherigen Rückmeldungen waren jedoch durchweg sehr positiv.

Hauptzielgruppe waren vor allem die Erziehungsberechtigen unser Teilnehmer sowie die Entlastung unserer Verwaltungskraft im Verein. Besonders die Vereinfachung und Beschleunigung des Verwaltungsaufwandes sind deutlich zu spüren.

Welche Empfehlungen, Tipps und Tricks haben Sie für andere Engagierte?

Zur effektiven Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen empfehlen wir die Einbeziehung aller Betroffenen. Wir haben in unserem Verein vor allem nach den Bedürfnissen der Teilnehmer und unserer Bürokraft gefragt sowie die Trainer mit ins Boot geholt (gebündeltes Brainstorming).

Die so erarbeiteten klaren und strukturierten Vorgaben haben wir dann an eine Webdesign- und Programmierungsfachkraft weitergegeben. So konnte im Dialog sehr schnell eine Umsetzung der Maßnahme erfolgen.

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