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Umgesetztes Projekt: Virtual Run Days

Interview mit Philipp Blumentrath (1. Vorsitzender Tennis-Club Strümp e.V.)

Warum wurde die Maßnahme umgesetzt?

Vor drei Jahren haben wir unserem Verein ein modernes, junges, „freches“, weiblicheres, „weniger elitäres“ und nachhaltiges Gesicht gegeben. In unserem Leitbild ist festgelegt, dass wir unseren Verein stetig weiterentwickeln wollen. Es ist unser Ziel, nicht nur im Verein, sondern auch in Meerbusch und dem Ortsteil Strümp etwas zu bewegen. Wir wollen vor Ort präsent sein, Verantwortung übernehmen und Menschen in Notsituationen helfen.

Im Winter 2020/2021 gab es durch Corona kaum Möglichkeiten, gemeinsam Teamsport zu betreiben. Die Tennishallen waren geschlossen. Wir wollten auch in dieser schwierigen Zeit unsere Mitglieder und andere Sport-/Bewegungsbegeisterte in Meerbusch in Bewegung setzen, sie wenigstens virtuell zusammenzubringen. So wurde im November 2020 die Idee der Virtual Run Days geboren und im Januar, Februar und März 2021 erstmals umgesetzt. Bei den drei Virtual Run Days werden Spenden für den guten Zweck gesammelt. Sie kommen dem Meerbusch hilft e.V., Arche Noah Meerbusch e.V. und den Sportjugenden, der im Stadtsportverband Meerbusch organisierten Vereine zugute.

Welche Ziele hat das Projekt?

  • Unsere Mitglieder und andere Sport-/Bewegungsbegeisterte motivieren, den inneren Schweinehund zu überwinden, sich auch im Winter (virtuell) gemeinsam zu bewegen und in Form zu bringen
  • Unsere Mitglieder mit einem besonderen Event an den Verein binden (nicht nur während der Corona-Einschränkungen)
  • Wir übernehmen gesellschaftliche Verantwortung („wir sind mehr als ein Tennisclub“: wir sind Teil der Stadt Meerbusch bzw. von Strümp, dort präsent und engagieren uns für die Menschen)
  • Wir leben Offenheit nach außen und bringen Menschen zusammen

Wie erfolgte die Umsetzung?

Nachdem die Idee der Virtual Run Days geboren war, haben wir uns Partner mit ins Boot geholt. Als Mitveranstalter sind die lokalen Leichtathletikvereine dabei. Der Stadtsportverband Meerbusch unterstützt uns als Ideengeber und öffnet Türen.

Gemeinsam mit unseren Partnern bewerben wir die Veranstaltungsserie über Facebook, mit Instagram-Posts, Videos, Flyern, Plakaten, Pressearbeit, Mails an unsere Vereinsmitglieder und Hinweisen auf den Homepages der veranstaltenden Vereine. So konnten wir 2021 in nur zwei Monaten über 600 Teilnehmer*innen gewinnen.

Die Anmeldung zu den Virtual Run Days erfolgt online. Die Software dafür hat ein Vereinsmitglied entwickelt. Nach der Online-Anmeldung erhält jede*r Teilnehmer*in eine Anmeldebestätigung und Startnummer. Wenige Tage vor der Veranstaltung wird an alle Teilnehmer*innen eine Erinnerungsmail verschickt. Diese enthält einen Zugangscode für die Ergebnisliste. In diese tragen die Teilnehmer*innen ihre Ergebnisse ein.

Erstellt werden die Ergebnislisten mit Tableau Public. Tableau Public ist eine Online-Plattform, auf der die Nutzer kostenlos Datenvisualisierungen kreieren und bereitstellen können. Die Freeware ist einfach zu handhaben und bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Teilnehmer*innen zu selektieren (z.B. Alter, Altersklassen, Geschlecht, Disziplinen, Anzahl der Teilnahmen). Hier geht’s zur Ergebnisliste 2022.

Bei den Virtual Run Days kann man nicht nur laufend teilnehmen, auch Radfahren, Schwimmen und „Sporteln“ sind möglich. Beim Sporteln sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt: ob Wandern, mit dem Hunde Gassi gehen, Ponyreiten, Bladen, Skaten oder mit dem Kinderwagen bzw. Rollstuhl unterwegs sein, alles ist möglich. Es gibt unterschiedliche Strecken, die zurückgelegt werden können (wir geben Streckenempfehlungen). Die Bewegungsformen können kombiniert werden. Für jede*n ist etwas dabei (Link auf Flyer 2022 Virtual Run Days): für Menschen, die sich einfach nur bewegen wollen bis zum/zur ambitionierten Sportler*in. Die Teilnahmegebühr beträgt einmalig 10 €. Man kann, muss aber nicht, an allen drei Terminen antreten.

1. Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?

Gesteuert wird das Projekt von einem dreiköpfigen Kernteam, dazu kommen 5-7 Mitstreiter*innen im Organisationsteam. Außerdem haben wir freiwillige Helfer*innen. Ein Großteil davon rekrutiert sich aus unserer facebook-Gruppe.

2. Kosten?

Ca. 400 € für den Druck der A3 und A2-Plakate (Auflage: 200), Flyer (Auflage: 1000), 1000 Aufkleber und 5 Werbebanner. Diese Kosten werden komplett durch Sponsoringeinnahmen gedeckt. Die Drucksachen gestalten wir selber.

3. Beauftragter Dienstleister

Image Arts GmbH, Otto-Hahn-Straße 2, 40670 Meerbusch (Image Arts hat die Software für die Teilnehmer*innenanmeldungen entwickelt und der Laufserie kostenfrei zur Verfügung gestellt).

Welche Mehrwerte ergeben sich für den Verein?

Unser Bekanntheitsgrad im Ort ist weiter gestiegen. Wir haben viele neue Mitglieder in den letzten zwei Jahren gewonnen trotz Corona-Pandemie (von 280 in 2020 auf aktuell 520). Das eine oder andere neue Vereinsmitglied hat uns bestimmt über die Laufserie kennengelernt. Aktuell haben wir sogar einen Aufnahmestopp.

Durch die Virtual Run Days sind Unternehmen auf uns aufmerksam geworden. Sie haben bei uns auf der Anlage Werbebanner gebucht und engagieren sich bei Vereinsveranstaltungen. Mit der ISEKI-Maschinen GmbH aus Meerbusch haben wir 2023 auch erstmals einen Sponsor bei den Virtual Run Days. ISEKI engagiert sich, wie wir, für Meerbusch.

Wir konnten Bürgermeister Christian Bommers als Schirmherr gewinnen.

Welche Herausforderungen/Stolpersteine sind zu beachten?

Nicht alle teilen von Anfang an die Begeisterung für ein solches Projekt. Oft gibt es Bedenkenträger*innen. Man braucht Durchhaltevermögen, diese von einer neuen, innovativen Idee zu überzeugen.

Eine Veranstaltung professionell zu organisieren, benötigt Know-how und eine gewisse Fehlertoleranz. Auch wir lernen stetig dazu. Unser Corporate Design hat zum Beispiel noch Luft nach oben. So wird unser Veranstaltungsname noch nicht konsequent einheitlich verwendet. Auch haben wir aktuell kein Veranstaltungs-Hashtag, mit dem wir die Social Media-Inhalte strukturieren.

Versuchen Sie, Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen! Der Erfolg der Veranstaltung hängt sehr davon ab, wie viele Engagierte/Unterstützer*innen man im Verein hat.

Anfang 2023 werden wir bei der nächsten Ausgabe sehen, ob das Veranstaltungskonzept auch nach der Pandemie funktioniert. Wir hoffen, dass die Resonanz ähnlich gut sein wird wie 2021 und 2022. Wir sind überzeigt, dass es sich auch 2023 lohnt, seine „müden“ Knochen für den guten Zweck in Bewegung zu setzen, ob bei uns vor Ort oder virtuell mit Freunden rund um den Globus.

Wie ist die Resonanz der Zielgruppen?

Die Resonanz bei unseren Mitgliedern, in der Meerbuscher Öffentlichkeit, bei Sponsoren, in Medien und in der Politik ist sehr positiv. Unser Engagement für Meerbusch wird wertgeschätzt.

Rund 15 Prozent unserer Mitglieder haben an den Virtual Run Days teilgenommen. Für einen Tennisverein eine beachtliche Zahl, wie ich finde.

Praxistipps von Philipp Blumentrath (so gelingt die Umsetzung):

Entwickeln Sie Ihr Produkt ständig weiter! In diesem Jahr kann man bei uns z.B. erstmals Teilnahmegutscheine kaufen, um sie an Freunde, Familie und Bekannte zu verschenken.

Man muss den Teilnehmer*innen Mehrwerte bieten! Wir verknüpfen die Virtual Run Days mit Side-Events. An allen drei Veranstaltungstagen gibt es bei uns auf der Vereinsanlage von 14.00 – 16.00 Uhr Getränke und Snacks. Wer seine Aktivität dort beendet, wird nicht nur verpflegt, sondern kommt auch mit anderen Teilnehmer*innen ins Gespräch. Außerdem lernt man uns als Verein kennen. Schon im Dezember organisieren wir an einem Samstag ein Pre-Event. Auf unserer Tennisanlage kann man sich sein Laufshirt für 5 € mit dem Virtual Run Days-Logo bedrucken lassen. Auch hier ist für Speis und Trank gesorgt.

Motivieren Sie die Teilnehmer*innen und anderen Begeisterte, auf Social Media für die Veranstaltung zu werben (z.B. durch Posten, Teilen, Liken und Kommentieren von Veranstaltungsfotos)!

Halten Sie ein Auge darauf, dass auf Ihren Social Media-Präsenzen niemand Werbung in eigener Sache macht. Wenn wir das sehen, löschen wir es.

Bei der Digitalisierung unseres Vereins achten wir stets auf ein akzeptables Preis-/Leistungsverhältnis. Auf dem Markt gibt es sehr viele teure Anbieter. Hier ein kurzer Überblick, wo wir bereits kostengünstig, digital unterwegs sind:

  • Für die Online-Buchung unserer Tennisplätze nutzen wir PLAYSPORTS. Mit der PLAYSPORTS-App (erhältlich im Google Play Store oder Apple Store) können unserer Mitglieder unkompliziert per Smartphone Plätze buchen. Wir sind sehr zufrieden mit PLAYSPORTS.
  • Unseren Vereins-Newsletter generieren wir mit dem webbasierten Newsletter-Programm SendinBlue. Wir nutzen die kostenlose-Basisversion. Mit dieser können wir bis zu 250 Mails am Tag kostenlos verschicken. Die Handhabung ist einfach. Wir verschicken damit kurze Vereinsnachrichten jeweils mit einem passenden Foto und oft mit Link zu weiterführenden Infos auf unserer Homepage. Das Vereinslogo lässt sich unkompliziert einbauen.
  • Wir nutzen Google Forms, um Onlineformulare (z.B. zur Bestellung unserer Vereinskollektion oder zur Pflege von Helfer*innenlisten bei Aufräumaktionen und Vereinsveranstaltungen) sowie Umfragen zu erstellen (inkl. Auswertung der Antworten in Echtzeit).

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Steckbrief Tennis-Club Strümp e.V.

Kontaktdaten:

Gründung des Vereins: 30. November 1969

Mitgliederzahl: 516 (Stand: 11/2022)

Altersstruktur:

  • 0–18 Jahre: 196 (38 %)
  • 19–30 Jahre: 27 (5 %)
  • 31–40 Jahre: 35 (7%)
  • 41–50 Jahre: 92 18 %)
  • 51–60 Jahre: 88 17 %)
  • über 60 Jahre: 78 (15 %)

Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Haupt-/Ehrenamt):

  • Keine hauptamtlichen Mitarbeiter*innen
  • Ehrenamt: 12 Vorstandsmitglieder inkl. Beisitzer*innen

Vereinsangebote:

  • Breitensporttennis, Tennis-Vereinsmeisterschaften, Schnupperangebot „Tennis-Treff“, Tennisschule, Medenspiele, Virtual Run Days, „Strümpi-Cup“ (regionales Kindertennisturnier), Ranglistenturniere und Spaß/Charity-Turniere (Ladies Cup, Legends-Cup, Mittsommernachtsturnier)

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Philipp Blumentrath