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Webbasierter E-Mail-Vereins-Newsletter

Interview mit Emma Augustin (stellvertretende Pressewartin, Hennefer Turnverein 1895 e.V.) und Sebastian Forst (hauptamtlicher Mitarbeiter, Hennefer Turnverein 1895 e.V.)

Warum wurde die Maßnahme umgesetzt?

Vor vielen Jahren hatten wir schon einmal einen Newsletter. Die Anmeldung, der Versand und das Abmelden erfolgten traditionell per E-Mail. Kontakte wurden händisch gepflegt. Das war sehr zeitaufwendig für alle Beteiligten.

Zu Beginn der Corona-Pandemie wurde der Newsletter von uns reaktiviert, um den Kontakt mit unseren Mitgliedern in dieser schwierigen Zeit aufrechtzuerhalten.

Die Erstellung und der Versand des Newsletters sowie die Verwaltung der E-Mailkontakte sollten nun automatisiert mit Hilfe einer webbasierten E-Mail-Marketing-Software erfolgen. Unsere Wahl fiel auf das Programm Clever Reach. Gemeinnützige Sportvereine können die Software über Stifter-helfen.de zu Sonderkonditionen beziehen. Das Preis-/Leistungsverhältnis dieses Angebotes hat uns überzeugt.

Das einjährige Clever Reach-Abonnement umfasst bis zu 2000 Nutzer. Weitere Vorteile sind (u.a.):

  • der Design-Assistent (Editor) umfasst mehr als 50 Vorlagen (Templates): z.B. für Newsletter, die mehrere Artikel umfassen bzw. für einen Newsletter, der nur aus einem Artikel besteht. Der Editor ist relativ einfach zu bedienen

  • ein DSGVO-konformes Newsletter-Anmeldeformular für die Homepage und Abmeldedokument lassen sich erstellen

  • Bilder lassen sich unkompliziert in die Templates integrieren

  • der Newsletter lässt sich im Corporate Design des Vereins gestalten

  • E-Mails können nach einem individuellen Zeitplan an segmentierte Gruppen von Empfängern gesendet werden inkl. persönlicher Anrede der Adressaten

Welche Ziele hat das Projekt?

  • die Mitglieder mit aktuellen Informationen aus dem Verein zu versorgen (Berichte aus den Vereinsabteilungen: z.B. über neue Angebote informieren)

  • mit den Mitgliedern regelmäßig in Kontakt zu bleiben (auch während Corona, wo der persönliche Kontakt stark eingeschränkt war)

  • allen Mitgliedern eine Alternative zu Social Media für aktuelle Informationen zu bieten

Wie erfolgte die Umsetzung?

  1. Wer war für die Umsetzung verantwortlich?

Für die Implementierung im Mai 2020 war ein hauptamtlicher Mitarbeiter zuständig. Die Umsetzung war einfach. Diese kann ohne weiteres auch ehrenamtlich durchgeführt werden. Seit Herbst 2021 liegt die redaktionelle Verantwortung bei der stellvertretenden Pressewartin. Bei Bedarf kann sie von weiteren Personen unterstützt werden, da das Programm webbasiert ist. Der Zeitaufwand je Newsletter-Ausgabe liegt bei rund 1 Std. (wenn die Inhalte aus den Abteilungen ohne Veränderungen veröffentlicht werden können).

  1. Kosten?

  • 32 € für ein Clever Reach-Jahresabonnement

  • 32 € p.a. für Clever Reach-Folgeabonnements

  1. Beauftragter Dienstleister

Keiner.

Welche Mehrwerte ergeben sich für den Verein?

  • die Mitglieder werden im Gegensatz zur Homepage proaktiv informiert: „der Verein liefert die Informationen“. Die „Holschuld“ der Mitglieder entfällt. Die verschickten Nachrichten des Vereins gehen direkt in die E-Mail-Postfächer der Abonnenten

  • Zeitersparnis bei der Erstellung und dem Versand durch die Automatisierung

  • das Programm generiert automatisch ein DSGVO-konformes An- und Abmeldedokument für den E-Mail-Newsletter

  • durch die automatische Rückläuferverwaltung werden nicht mehr aktuelle E-Mailadressen gelöscht (im E-Mail-Postfach des Vereins gehen keine „Mailer-Daemon“-Nachrichten ein)

Welche Herausforderungen/Stolpersteine sind zu beachten?

Die Redaktion ist darauf angewiesen, dass die Vereinsgruppen und Abteilungen Inhalte bereitstellen. Fehlt es an entsprechendem, regelmäßigem redaktionellen Input, wird die Erstellung schwierig. Die Abteilungen/Gruppen sollten einen Verantwortlichen benennen, der die redaktionellen Inhalte bereitstellt.

Wichtig ist, den Newsletter unter den Mitgliedern bekannt zu machen: Wir weisen auf den Newsletter auf allen Homepage-Seiten im Footer und in unseren E-Mail-Signaturen hin. Geplant ist, sich auch mit dem Mitgliedsantragformular für den E-Mail-Newsletter anmelden zu können.

Wie ist die Resonanz der Zielgruppen (Vereinsmitglieder, Sponsoren etc.)?

Die Resonanz der Newsletter-Abonnenten ist positiv.

Die Öffnungsrate des Newsletters liegt bei 40 - 60 %.

Praxistipps von Emma Augustin und Sebastian Forst (so gelingt die Umsetzung):

Wir verzichten auf einen festen Erscheinungsrhythmus. Eine Zeit lang haben wir den Newsletter in einem regelmäßigen Rhythmus veröffentlicht. Das hat dazu geführt, dass wir in einigen Ausgaben nur 1-2 Berichte veröffentlicht haben und andere aus über 10 Artikeln bestanden. Mit dieser Vielzahl von Neuigkeiten haben wir unsere Leser*innen überfordert. Die Öffnungsraten waren entsprechend niedrig. Unsere Empfehlung: Die Anzahl der Artikel/Berichte pro Newsletter begrenzen! Wir veröffentlichen maximal 4 Artikel pro Newsletter.

Bei besonderen Anlässen verschicken wir den Newsletter mit nur einer Nachricht (z.B. die Einladung zur Jahreshauptversammlung).

Zur Artikelerfassung verwenden wird die Notizsoftware Notion. In Notion können die Newsletter-Autoren ihre Inhalte/Artikel einstellen und „verschlagworten“ (z.B. in welchen Vereinspublikationen der Artikel veröffentlicht werden soll). Auf Knopfdruck kann das Redaktionsteam erkennen, was, wo veröffentlicht werden soll.

Man sollte mit attraktiven Überschriften das Interesse bei den Leser*innen wecken.

Außerdem sollte man alle Abteilungen und deren Angebote redaktionell berücksichtigen.

Der Verein ist kein namenloses Konstrukt. Deshalb wird der Name des Newsletter-Redakteurs genannt und die Adressaten werden persönlich mit ihren Vornamen angesprochen. Die Leser*innen wissen es zu schätzen, wenn sie eine*n persönliche*n Ansprechpartner*in haben.

Ein letzter Tipp: Regen Sie Ihre Leser zur Interaktion an, z.B. durch Umfragen.

Steckbrief Hennefer Turnverein 1895 e.V.

Kontaktdaten:

Gründung des Vereins: 1895

Mitgliederzahl: 3905 (Stand: 01. Januar 2022)

Altersstruktur:

  • 0-18 Jahre: 2066 (~53%)

  • Über 18 Jahre: 1839 (~47%)

    • Davon über 60 Jahre: 566 (~14%)

Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Haupt-/Ehrenamt):

  • ~10 hauptamtlich Mitarbeiter*innen (Geschäftsstellenleitung, geringfügig Beschäftigte/Aushilfen, Freiwilligendienstleistende)

  • ca. 250 ehrenamtlich Engagierte im Verein (Vorstandsebene, Ausführungsebene: Trainer*innen, Übungsleiter*innen etc., sonstige)

  • die meiste Arbeit im Verein erfolgt ehrenamtlich

Vereinsangebote:

  • 11 Abteilungen: Badminton, Basketball, Behindertensport, Fitness und Gesundheit, Klettern, Leichtathletik, Schwimmen, Tanzsport, Triathlon, Turnen, Volleyball

Emma Augustin und Sebastian Forst