Umgesetztes Projekt: Cloudbasierte Vereins-Software

Interview mit Uwe Richert (Präsident RC Buer / Westerholt 1982 e.V.) und Oliver Rapp (Pressesprecher RC Buer / Westerholt 1982 e.V.)

Warum wurde die Maßnahme umgesetzt?

Unser Verein ist derzeit gut aufgestellt. Wir möchten zukunftsfähig bleiben. Dazu haben wir Anfang 2021 eine hauptamtliche Geschäftsstellenleiterin eingestellt, die uns Ehrenamtlern viele administrative Aufgaben abnimmt. Sollte unser Verein weiter wachsen, werden wir den Umfang dieser Stelle von derzeit 25 Stunden/Monat ausbauen.

Der zweite wichtige Baustein unserer Zukunftsfähigmachung ist die Digitalisierung. Vor gut zehn Jahren haben wir angefangen, unsere Vereinsverwaltung zu digitalisieren. Wir setzen auf eine cloudbasierte Vereins-Software. Excel-Listen gehören bei uns schon lange der Vergangenheit an. Wir arbeiten nahezu papierlos.

Welche Ziele hat das Projekt?

• Entlastung des ehrenamtlich geführten Vorstandes bei zeitintensiven, administrativen Prozessen
• Beschleunigung von Vereinsverwaltungsprozessen (gesamte Vereinsverwaltung online abbilden)
• Digitale Verknüpfung aller Vorstandsmitglieder
• Vereinfachtes Teilnehmer*innenmanagement bei Veranstaltungen für Vereinsmitglieder und mit externen Teilnehmer*innen
• Papierlose Vereinsverwaltung
• Mitgliederselbstverwaltung

Wie erfolgte die Umsetzung?

Wir setzen seit 2011 auf die cloudbasierte, DSGVO-konforme Vereins-Software VEREINSMANAGER der Firma SEWOBE.

Gestartet sind wir mit der Basisversion. Diese ermöglicht eine effiziente, digitale Mitgliederverwaltung. Zum Funktionsumfang gehören:

• die Pflege der Mitgliederdaten
• die Veränderung der Ansichten durch individuell definierbare Masken
• viele Auswertungsmöglichkeiten
• Kommunikationsmanagement
• der Lastschrifteinzug der Mitgliedsbeiträge (das Programm generiert DTA-Dateien: DTA steht für ein Datenträgeraustauschverfahren, das bargeldlosen Zahlungsverkehr ermöglicht)
• eine Schnittstelle für die Mitgliedermeldung zum Landessportbund (es lassen sich die für die Bestandserhebung notwendigen Daten automatisch erzeugen und online übertragen)
• eine Online-Mitgliedermeldung an den Radsportverband Nordrhein-Westfalen (NRW): Per Knopfdruck werden unsere Mitgliederdaten mit denen des Radsportverbandes NRW synchronisiert. Der Radsportverband NRW hat ein Handbuch zur Online-Mitgliedermeldung erstellt. Das gibt’s hier (Stand: Januar 2022) zum Download.

Seit 2017 nutzen wir auch das VEREINSMANAGER-Veranstaltungsmanagementtool mit folgenden digitalen Funktionen:

• Erstellung von Veranstaltungsausschreibungen
• Teilnehmer*innenanmeldungen (was z.B. während der Corona-Pandemie für die Kontaktnachverfolgung hilfreich war)
• Erstellung und Versand von Teilnahmebestätigungen
• Generierung von Teilnehmer*innenlisten
• Zahlungsabwicklung (Erstellung von Rechnungen; die Teilnehmer*innen können online bezahlen; der Verein erhält automatisiert Informationen, wenn ein Zahlungseingang erfolgt ist etc.)

Seit 2018 wickeln wir die komplette Buchhaltung über das Programm ab. Die folgenden Arbeiten erledigen wir seitdem online:

• Belege verwalten
• kontieren und verbuchen von ein- und ausgehenden Zahlungen
• Rechnungsprüfung
• fristgerechte Bezahlung von Rechnungen
• Daten der Kontenbewegungen elektronisch in die Buchhaltung übernehmen

Die Software hat ein umfassendes Berechtigungssystem. Es können Administrator*innenrechte unkompliziert vergeben werden. So können bei uns z.B. nur die Kassiererin und der Vorsitzende alle Finanzdaten einsehen und bearbeiten. Die Abteilungsleitungen wiederum haben Einblick in die Daten ihrer Mitglieder und ihre Kostenstellen. Sie können jederzeit und von überall online per Desktop-PC, Laptop, Smartphone oder Tablet auf die Zahlen ihrer Abteilung zugreifen. Da sorgt für Transparenz bei den Finanzen.

Im Übrigen haben auch unsere Mitglieder online Zugriff auf ihre Stammdaten. Diese können sie selber verwalten (Adressänderungen, neue Kontonummer, Änderungen beim Familienstand etc.). Vor der Jahreshauptversammlung stellen wir unseren Mitgliedern Dokumente, wie die Rechenschaftsberichte des Vorstandes, in einem geschützten Bereich des Mitgliederportals zur Verfügung.

Ein weiterer wichtiger Baustein unserer Digitalisierung ist die Kommunikation. Diese erfolgt ausschließlich digital per Mail und Social Media (Facebook, Instagram). Auch unsere responsive Homepage ist ein wichtiger digitaler Kommunikationsbaustein. Perspektivisch ist geplant, das Vereinsportal wie einen Messenger zu nutzen. Die Kommunikation mit unseren Mitgliedern wird dann DSGVO-konform erfolgen. Auch innerhalb des Vorstandes sowie in Trainingsgruppen und den Abteilungen soll dann auf diesem Weg miteinander kommuniziert werden.

1. Wer war für die Umsetzung verantwortlich?

Uwe Richert (für den Bereich Vereinsverwaltung), Oliver Rapp (für den Bereich Vereinskommunikation unterstützt von den Pressesprecher*innen aus allen Abteilungen)

2. Kosten?

Die Kosten sind abhängig von der Mitgliederzahl des Vereins und den Bausteinen, die man von der Software nutzt. Detaillierte Infos zur Kostenstruktur gibt’s hier.

3. Beauftragter Dienstleister

SEWOBE AG, Werner-Haas-Straße 8, 86153 Augsburg

Welche Mehrwerte ergeben sich für den Verein?

Ein großer Teil unseres Vorstandes ist jünger als 40 Jahre. Die jungen Vorstandskolleg*innen sind es gewohnt, digital zu arbeiten. Sie engagieren sich auch deshalb bei uns, weil wir auf digitale Instrumente setzen. Diese erleichtern die ehrenamtliche Mitarbeit enorm.

Auch unsere älteren Vorstandsmitglieder nutzen die digitalen Möglichkeiten und profitieren davon.

Welche Herausforderungen/Stolpersteine sind zu beachten?

Die Umstellung von Excel-Listen, Karteikarten & Co. auf eine komplexe Software ist ein großer kultureller Wechsel. Bei uns hat es 1 – 2 Jahre gedauert, bis auch die letzten Skeptiker*innen von der neu eingeführten Vereinsverwaltungs-Software überzeugt waren. Man sollte sich nicht, von den meist wenigen Bedenkenträger*innen, im Verein abhalten lassen. Für die meisten, auch ältere Mitglieder, sind digitale Hilfsmittel normal. Fast alle nutzen privat und im Beruf digitale Tools. Für die meisten Mitglieder ist es selbstverständlich, online zu kommunizieren, zu bestellen oder zu bezahlen. Warum also nicht auch im Verein?

Man sollte sich für die Einführung der Software Zeit nehmen und dabei Schritt für Schritt vorgehen.

Es braucht eine gewisse Zeit, bis jede*r Mitarbeiter*in und jedes Vereinsmitglied die Software beherrscht.

Wie ist die Resonanz der Zielgruppen?

Das Feedback von unseren Engagierten, den Teilnehmer*innen unserer Veranstaltungen und Mitgliedern ist durchweg positiv. Die Vorteile überwiegen und werden von fast allen gesehen.

Praxistipps von Uwe Richert und Oliver Rapp (so gelingt die Umsetzung):

Zu Beginn der Digitalisierung des Vereins sollte man planen:

• Welche Prozesse will man digitalisieren?
• Welche Mehrwerte ergeben sich daraus für den Verein und einzelne Vereinszielgruppen?
• Wer soll innerhalb der Software welche Berechtigungen haben (wer darf welche Inhalte bearbeiten, einsehen etc.?)

Der Plan hilft, die Einführung der Software sinnvoll hintereinander abzuarbeiten.

Wichtig ist, die Mitarbeiter*innen des Vereins im Umgang mit der Software zu schulen. Außerdem sollte man darauf achten, dass der Softwareanbieter eine Einführung in die Funktionen und Module des Programms ermöglicht.

Stellen Sie im Verein eine*n Ansprechpartner*in zur Verfügung, die für die Mitglieder und Teilnehmer*innen von Vereinsveranstaltungen bei Fragen zur Nutzung der Software hilft. Bei uns hat unsere Geschäftsstellenleiterin diese Funktion übernommen. Wir sind mir ihrer Arbeit sehr zufrieden.

Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der

• seine Software kontinuierlich, an den Bedürfnissen des Marktes/seiner Kunden (Sportvereine) ausrichtet und weiterentwickelt
• dessen Server (Rechenzentrum) in Deutschland liegt
• der Expertise im Sportbereich hat
• eine kostenlose Demoversion zum Ausprobieren des Programms bietet
• eine Datenschutz-Zertifizierung nach dem Bundesdatenschutzgesetz hat (Gütesiegel: Trusted Cloud)

Selten ist der billigste Anbieter der Beste: Unser Anbieter hat ein umfangreiches Portfolio. Der Leistungsumfang wird ständig marktgerecht weiterentwickelt, auch ausgefallene Wünsche versucht man zu berücksichtigen. Das hat seinen Preis.

Wir sind der Überzeugung, dass eine Investition in die Digitalisierung eine Investition in die Zukunft des Vereins ist. Von dieser profitieren alle: In erste Linie werden die im Verein Engagierten deutlich entlastet, aber auch für die Mitglieder werden viele Prozesse vereinfacht bzw. beschleunigt.

Halten Sie die Entwicklungen im Bereich Digitalisierung allgemein sowie auf Fachverbandsebene im Blick! Verschlafen Sie nicht die Digitalisierung! Es geht um die Zukunft Ihres Vereins!

__________________________________________________________________________________

Steckbrief RC Buer / Westerholt 1982 e.V.

• Homepage: https://rc-buer.de
• Facebook: https://www.facebook.com/rcbuer
• Instagram: https://www.instagram.com/rcbuer/

Gründung des Vereins: 28.02.1982

Mitgliederzahl: 304 (Stand: 18.11.2022)

Altersstruktur:

• 0–18 Jahre: 153 (50,2 %)
• 19–30 Jahre: 23 (7,6 %)
• 31–40 Jahre: 16 (5,3 %)
• 41–50 Jahre: 27 (8,9 %)
• 51–60 Jahre: 54 (17,8 %)
• über 60 Jahre: 31 10,2 %)

Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Haupt-/Ehrenamt):

• 1 Angestellte auf Minijob Basis 25 Stunden / Monat
• 9 Trainer*innen / Übungsleiter*innen
• 7 Sporthelfer*innen

Vereinsangebote:

• Radsport: BMX Race, Einrad nach IUF, Gravel, MTB, Rennrad

________________________________________________________________________________