Geschäftsführungspflichten – Vermögenserhaltung und Buchführung

Interessenwahrung bezüglich des Vereinsvermögens

Zu den Geschäftsführungspflichten des Vorstands gehört auch die Verpflichtung das Vermögen des Vereins zu erhalten. Daran sind sowohl die Vereinsmitglieder als auch die Gläubiger des Vereins interessiert. Deshalb ist es dem Vorstand untersagt das Vermögen des Vereins unter den Mitgliedern des Vereins zu verteilen, weil dadurch Schwierigkeiten im Rahmen einer Befriedigung der Gläubiger entstehen könnten. Außerdem folgt aus der Pflicht zur Vermögenserhaltung, dass der Vorstand von den Vereinsmitgliedern die von diesen zu leistenden, fälligen Beiträge einkassieren muss. Auch ist es Angelegenheit des Vorstands einzelne Vermögensgegenstände des Vereins zu erhalten, z.B. ein Vereinsheim [Burhoff, Vereinsrecht, Rn. 279].

Aus § 259 BGB ergibt sich die Pflicht für den Vorstand zur ordnungsgemäßen Buchführung [Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, Rn. 279]. Denn der Vorstand muss stets dazu fähig sein eine Auskunft hinsichtlich des aktuellen Stands des Vereinsvermögens zu erteilen. Dafür ist es wichtig, dass entsprechende Unterlagen existieren und die Einnahmen und Ausgaben des Vereins ordentlich und vollständig verzeichnet werden. Außerdem muss ein Beleg für jede Ausgabe vorhanden sein. Ratsam ist es eine Trennung zwischen dem wirtschaftlichen Betrieb des Vereins und den anderen Tätigkeiten des Vereins vorzunehmen, um es übersichtlich zu gestalten [Burhoff, Vereinsrecht, Rn. 283]. Die Unterlagen über die Buchführung sind gemäß § 147 Abgabenordnung zehn Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.

Es besteht auch die Möglichkeit eine dritte Person, beispielsweise einen Steuerberater, mit der Buchführung zu beauftragen. Der Vorstand muss dann allerdings in bestimmten zeitlichen Intervallen die von der dritten Person geleisteten Dienste prüfen. Verletzt der Vorstand diese Pflicht und resultiert daraus ein Schaden bei jemand anderem kann der Verein einem Schadensersatzanspruch ausgesetzt sein [Burhoff, Vereinsrecht, Rn. 283].

Beispiel:

Der Vorstand des Vereins X hat den Steuerberater S mit der Führung seiner Bücher beauftragt. Der Vorstand überprüft die Tätigkeit von S 3 Jahre lang nicht. S hat im Rahmen der Buchführung für den Verein X Belege gefälscht, um Ausgaben vorzutäuschen und hat diese gefälschten Ausgaben auch mit verbucht in den Büchern des Vereins X. Durch eine Steuerprüfung fällt dieses Vorgehen des S auf. Aufgrund der falschen Buchführung durch S wurden die Steuern für den Verein X falsch berechnet. Mangels Überprüfung des S durch den Vorstand des Vereins X, kann auch der Verein X auf Schadensersatz in Anspruch genommen werden.