Vorstandspositionen zu besetzen fällt oft schwer. Eine Option: Manchem Verein kann es helfen, den Vorstand in kleinteilige Ressorts aufzuteilen – die Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen, das bedeutet weniger Last für den Einzelnen. 

Fünf Ressortvorstände: für Repräsentation, Verwaltung, Finanzen, Sportangebote, Öffentlichkeitsarbeit. Darunter drei Personen im erweiterten Vorstand: der Jugendwart, der Schriftführer, der Internetexperte. Jedes Ressort beschäftigt mehrere ehrenamtliche Mitarbeiter für Teilbereiche: Im Ressort Repräsentation etwa für Sterbefälle und Kondolenz. Mittendrin Sportmanager Kai Kittler, der im Hauptamt die vielen Fäden bei der TuRa Elsen zusammenhält, vorbereitet, umsetzt, verwaltet, kommuniziert. Das ist sinnvoll, denn die TuRa ist mit seinen 2.800 Mitgliedern der drittgrößte Verein im Kreis Paderborn.

„Unser langjähriger Vorsitzender hatte vor einigen Jahren frühzeitig sein Ausscheiden angekündigt. Darauf trat auch der 2. Vorsitzende nicht mehr zur Wahl an, der Geschäftsführer auch nicht. Unser Hauptkassierer wäre alleine da gestanden“, erzählt Patrick Ruf, Ressortleiter Verwaltung. „Ich habe mich kommissarisch für ein Jahr bereit erklärt, die Geschäftsführung zu übernehmen – unter der Prämisse, dass der Vorstand nach dem Ressortprinzip umgestaltet wird. Plus einem hauptamtlichen Mitarbeiter.“

Rufs Schilderung könnte ähnlich von einer großen Anzahl der NRW-Vereine stammen. Laut dem letzten Sportentwicklungsbericht ist die Anzahl der Ehrenamtlichen zwar nicht signifikant zurückgegangen – auskömmlich ist sie dennoch nicht. Das größte Zukunftsthema der Vereine stellt seit Jahren die Gewinnung und Bindung von ehrenamtlichen Funktionsträgern dar. Über die Hälfte der Vereine empfindet dieses Problem als „groß oder sehr groß“. Da kommt jede Idee recht, es den ehrenamtlichen Führungskräften leichter zu machen.

Ein Mittel kann die Struktur eines Vorstandes nach Ressorts sein: Die Aufgaben des Vorstandes werden dazu kleinteiliger als üblich in Ressorts gebündelt. Die Ressorts müssen sehr konkret definiert und scharf abgegrenzt sein. Jeder Ressortvorstand ist für sein Aufgabengebiet allein verantwortlich – Ressort-Teamarbeit ist willkommen. Bei der Gestaltung des Ressortprinzips kann der Ehrenamtsmanager helfen (mehr Infos: www. sportehrenamt.nrw).

„Wir erleben dieses Modell als Erfolg. Mit der Neuaufteilung ist es gelungen, alle Ämter zu besetzen“, so Ruf. „Der Respekt vor dem großen, mächtigen Amt ist geringer.“ Das strahlt aus: Kleinere „Ämtchen“, wie Ruf es nennt, können besser verteilt werden.

Der Vorstandsumbau bei der TuRa Elsen ging reibungslos von statten. Natürlich argumentierte der Verein gegen eine gewisse Skepsis an. Was das Ganze denn solle, es habe doch vorher auch gut funktioniert. Aber Transparenz und weitgehende Einbeziehung der Mitglieder warben erfolgreich für die neue Idee. Inzwischen gibt es so etwas wie einen „Best-Practice-Tourismus“: Einige Vereine haben sich dort das Ressortprinzip schon im Alltags-Check angeschaut. „Das freut uns sehr, ist aber ein bisschen surreal“, lacht Patrick Ruf. „Eigentlich wollten wir ja nur unser Problem lösen!“

Mit Ehrenamt machbar

Um das Ressortprinzip umsetzen zu können, braucht es nicht unbedingt einen hauptamtlichen Mitarbeiter. Wohl dem, der einen Kai Kittler hat, doch auch „nur“ im Ehrenamt lässt sich nach dem Modell arbeiten. Gutes Beispiel ist der TV Roetgen. Der Verein verfügt über eine ganz erstaunliche Quote: Etwa ein Drittel aller Dorfbewohner – rund 1.800 Personen – ist Mitglied. Verwaltungs-Ressortleiter Dirk Heeren und seine sechs Ressortkollegen können längst ein Fazit ziehen, denn die Umgestaltung des Vorstandes ist schon vier Jahre her. „Es läuft wirklich gut. Es gibt keine Stimmen, die zur alten Struktur zurück wollen.“ Die größte Herausforderung war die Änderung der Satzung. Die sieht nun deutlich anders aus, es steckt einiges an Arbeit darin, auch mit Unterstützung der Vereinsberatung durch den LSB. „Die Ämter mussten erst mal nachfragen, denn diese Struktur kannten sie nicht“, schmunzelt Heeren. Auch er bestätigt: „Die Nachfolgen funktionieren besser. Unser größtes Problem ist trotzdem, jemanden für die sportlichen Belange zu finden.“