Die Kernidee der „Digitalen Geschäftsstelle“ ist die effiziente, professionelle, zeitgemäße Gestaltung der Verwaltungsarbeit im Sportverein. Durch die Digitalisierung von Prozessen und der Kommunikation entlasten Sie Ihre haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen.

Die Erwartungen Ihrer Mitglieder, von Sponsoren und der Medien hinsichtlich der Digitalisierung im Verein steigen. Die Digital Natives (insbesondere die Generation Z), erwarten, dass Sportvereine verstärkt auf digitale Angebote, die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sowie der Kommunikation setzen.

Setzen Sie daher nicht länger auf veraltete Software und Hardware! Faxgeräte sollten der Vergangenheit angehören! Ihre Trainer*innen und Übungsleiter*innen sollten bei kurzfristigen Terminverschiebungen, Hallensperrungen etc. nicht mehr zum Telefonhörer greifen und die Mitglieder einzeln abtelefonieren müssen! Eine Anmeldung im Verein, in Vereinskursen oder das Buchen von Vereinsräumen sollte nicht mehr (nur) in Papierform möglich sein!

Welche Bausteine sind bei einer digitalen Geschäftsstelle denkbar (Auswahl):

• Cloudbasierte Mitglieder- und Vereinsverwaltung (Vereinsdokumente werden in einer Cloud, die den Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung entspricht, zentral abgespeichert. Vom Verein autorisierte Nutzer*innen können jederzeit auf die in der Cloud hinterlegten Dateien zugreifen und diese bearbeiten)
• Cloudbasiertes Projektmanagement (tagesaktueller Zugriff auf Checklisten, Ablaufpläne, Kalender etc. z.B. bei der Vorbereitung von Vereinsveranstaltungen) 
• Onlinebuchung von Vereinsangeboten durch Vereinsmitglieder/Kursteilnehmer*innen
• Aufnahmeantrag für die Vereinsmitgliedschaft kann online ausgefüllt werden (über Homepage/per Vereins-App)  
• Der Zugang bzw. das Buchen von Vereinsräumen erfolgt online
• Der Versand von Informationen des Vereins an seine Mitglieder via App ermöglicht Push-Nachrichten (erscheint auf dem mobilen Endgerät: Smartphone, Tablet)
• Per „Smart-Home-Technologie“ erfolgt die Steuerung der Heizungs- und Beleuchtung auf der Vereinsanlage
• Webmeetings (z.B. Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlung) per Videokonferenzsystem (Zoom, Microsoft Teams, Skype etc.)   
• Digitale Eintrittskarten/digitale Einlasskontrolltechnik (mit variabler Programmierung)
• Digitaler Vereinsausweis 
• Überwachung der Vereinssportanlage mit Hilfe von vernetzten Kameras  
• Datenschutzkonformer Chat von Übungsleiter*innen und Betreuer*innen mit ihren Kursteilnehmer*innen

Die Umsetzung einer digitalen Geschäftsstelle ist sehr zeitaufwendig. Binden Sie beim Digitalisierungsprozess möglichst alle Vereinsabteilungen ein. Laden Sie auch „normale“ Vereinsmitglieder ein, bei Interesse mitzuarbeiten.