Bezahlte mitarbeit
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Ehrenamtliche/freiwillige Mitarbeit

Worum geht es?

Bei einer ehrenamtlichen Mitarbeit ist die Erstattung von Aufwendungen grundsätzlich nicht als Entgelt anzusehen. Deshalb fallen hierfür auch keine Steuern und Sozialversicherungs an. Auf den Aufwendungsersatz haben die ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen i. d. R. einen Rechtsanspruch. Der Aufwendungsersatz kann auf unterschiedliche Weise berechnet werden.

Aufwendungsersatz

Das ehrenamtliche/freiwillige Engagement verursacht neben dem Zeitaufwand häufig auch erhebliche Kosten (z. B. Porto, Telefongebühren, Fahrtkosten, Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen). Um die Motivation der ehrenamtlichen/freiwilligen Mitarbeiter*innen zu erhalten und zu stärken, sollte der Verein ihnen diese Kosten erstatten.

Zivilrechtlich haben ehrenamtliche Mitarbeiter*innen sogar einen Anspruch auf Aufwendungsersatz, wenn in der Vereinssatzung nicht ausdrücklich eine andere Regelung getroffen wurde. Die Rechtsgrundlage für diesen Aufwendungsersatzanspruch ist § 670 BGB:

Macht der Beauftragte (= ehrenamtliche*r Mitarbeiter*in) zum Zwecke der Ausführung des Auftrages (= Ehrenamt) Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber (= Verein) zum Ersatz verpflichtet.“

Die Aufwendungen müssen jedoch

  • tatsächlich angefallen und nachgewiesen
  • zur Ausführung des Ehrenamtes erforderlich und
  • angemessen (auch wegen der Gemeinnützigkeit!) sein.

Eine ehrenamtliche/freiwillige Mitarbeit begründet kein Arbeitsverhältnis; Aufwendungsersatz ist steuer- und sozialversicherungsfrei.

Die Erstattung der Aufwendungen kann folgendermaßen erfolgen:

  • konkret nach den tatsächlich entstandenen und durch Belege einzeln nachgewiesenen Kosten (z. B. durch Vorlage von Quittungen) oder
  • nach den steuerrechtlich anerkannten Spesensätzen

Beispiel: Reisekosten bei Dienstreisen (d. h. außerhalb der regelmäßigen „Arbeitsstätte“):

Fahrtkosten Pkw

0,30 € pro gefahrenem km (Stand 2021)

Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Std.

14,- (Stand 2021)

Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Abwesenheit von 24 Std.

28,- € (Stand 2021)

Verpflegungsmehraufwendungen für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung

Jeweils 14,- € (Stand 2021)

(Quellen: § 670 BGB, § 9 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 4a EStG)

Autor*in: Dietmar Fischer

Die Zahlung von pauschalen Aufwandsentschädigungen an Vorstandsmitglieder ohne ausdrückliche Erlaubnis in der Vereinssatzung ist gemeinnützigkeitsschädlich.


Autor*in: Dietmar Fischer

Vergütungen für bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten in gemeinnützigen Sportorganisationen sind insgesamt bis zur Höhe von 840,-Euro im Kalenderjahr steuer- und sozialversicherungsfrei.


Beim Ehrenamtsfreibetrag kommt es auf den Zahlungszeitpunkt an. Mehrere Tätigkeiten, z. B. für verschiedene gemeinnützige Organisationen, sind zusammen zu rechnen.


Autor*in: Dietmar Fischer

Der Ehrenamtsfreibetrag kann unter bestimmten Voraussetzungen sowohl mit anderen Steuerbefreiungen als auch mit einer abhängigen Beschäftigung (z. B. 450-€-Minijob) oder mit selbstständigen Tätigkeit kombiniert werden. Bei einer höheren Vergütung als 840 € im Jahr kann der Ehrenamtsfreibetrag evtl. als Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenpauschale genutzt werden.



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