Digitale Geschäftsstelle

Ein Verein sollte per E-Mail erreichbar sein. E-Mail ist und bleibt das universelle Medium für den Nachrichtenaustausch, WhatsApp, Slack und alle anderen neumodischeren Medien zum Trotz. Wenn Sie nach einem neuen E-Mail-Provider für Ihren Verein suchen und vielleicht parallel über eine neue Vereins-Software einen neuen Anbieter für Ihre Homepage oder ein neues Online-Office-Paket nachdenken, sollten Sie letztere Punkte vielleicht vorziehen. Es kann nämlich sein, dass Im Vereins-Software-, Hosting- oder Office-Paket bereits eine oder mehrere E-Mail-Adressen enthalten sind und Sie sich nicht um einen weiteren Anbieter kümmern müssen.

Suchen Sie losgelöst von anderen Anwendungen nach einem E-Mail-Anbieter, sind Mailbox.org, Posteo und Tutanota eine gute Wahl. Alle drei Anbieter sind deutsch und legen großen Wert auf den Datenschutz.
Bei Tutanota erhält man für 12 Euro pro Jahr eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain, einem GByte Speicherplatz und 5 E-Mail-Alias-Adressen. Tutanota spendet zudem erweiterte Accounts an Non-Profit-Organisationen. Sie erhalten bis zu 10 Konten, 1 GByte an Cloud-Speicherplatz sowie 100 Alias-Adressen umsonst. Es ist nur eine Verwaltungsgebühr bei der Plattform Stifter-helfen von 4 Euro fällig (www.stifter-helfen.de). Es gibt dort auch noch ein größeres Paket mit 50 Adressen für eine Verwaltungsgebühr von 13 Euro.

Mailbox.org stellt für einen Euro pro Monat werbefrei eine E-Mail-Adresse mit der Endung @mailbox.org, drei Alias-Adressen und 2 GByte Speicherplatz für Mails bereit. Ab dem Tarif Standard für 3 Euro pro Monat können Vereine, die bereits eine Domain besitzen, diese mit Mailbox.org verbinden und ihre Mails mit dem Dienst empfangen.
Bei Posteo kostet ein werbefreies Postfach mit 2 GByte Speicherplatz und einem Kalender nur einen Euro pro Monat. Dafür kann man allerdings keine eigene E-Mail-Domain nutzen, sondern erhält eine Adresse der Form rafting-verein-garbsen@posteo.de und zwei Alias-Adressen.

Zugriff

Alle Mail-Anbieter stellen Web-Frontends bereit, über die man per Browser auf die Postfächer zugreifen kann. Um ein, zwei Mal pro Woche Mails zu checken, genügen diese vollends. Bequemer lassen sich Mail allerdings mit einem Desktop-Programm abrufen und bearbeiten. Für Windows, macOS und Linux empfiehlt sich Thunderbird. Das Programm wird als quelloffene Software entwickelt und ist kostenlos.
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Insbesondere, wenn mehrere Mitarbeiter im Verein auf einzelne Postfächer zugreifen - etwa bei einem gemeinsamen Vorstands-Account -, ist es ratsam, Post über das sogenannte IMAP-Protokoll abzurufen. Es ermöglicht es, auf dem Server Ordner einzurichten, auf die alle Nutzer zugreifen können und innerhalb derer alle den gleichen Mailbestand zu Gesicht bekommen.

Texte, Tabellen, Präsentationen: Um eine Office-Suite kommt ein Verein nicht herum. Wer eine lokale Software wie Microsoft Office, Libreoffice oder Textmaker Office nutzt, ist in puncto Datenschutz auch in Zeiten der DSGVO auf der sicheren Seite. Für die Online-Version von Microsoft Suite, Microsoft Office 365, gilt das allerdings nicht. So lässt sich die Suite laut einem Beschluss der Datenschutzkonferenz des Bundes und der Länder derzeit nicht datenschutzgerecht nutzen.

Es gibt aber datenschutzfreundlichere Alternativen für Vereine, die ihr Office-Aufgaben in die Cloud verlagern wollen. OnlyOffice etwa stellt seine Office-Suite Vereinen kostenlos zur Verfügung (https://www.onlyoffice.com/de/nonprofit-organizations.aspx). Dazu gehören eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation und ein Präsentationsprogramm mit Teamfunktionen. Der Anbieter möchte, dass der Verein im Gegenzug ein Only-Office-Banner auf seiner Website platziert.

Eine weitere Alternative ist Nextcloud. Dabei handelt es sich um einen als Open Source verfügbaren Online-Speicher, der sich mit Apps erweitern lässt. Dazu gehören ein Task Manager, Mail, ein Kalender - und OnlyOffice. Diverse Hoster bieten ein gehostetes Nextcloud an. Zum Beispiel bei hosting.de oder auch dem deutschen Anbieter mailbox.org. Auch die vom LandesSportBund Niedersachsen unterstützte Niedersächsische Vereinsservice eG bietet solch ein Paket an (nvsg.online)

Viele kommerzielle Anbieter erheben und verarbeiten eine breite Palette an Daten wie die Namen und eindeutige Geräte-IDs aller Teilnehmer. Teams und Zoom lassen sich zwar prinzipiell DSGVO-konform betreiben, siehe auch die Übersicht bei Datenschutz-Generator.de. Aber dazu muss der Verein mit dem Anbieter sogenannte Standardschutzklauseln vereinbaren, mit denen dieser sich zur Einhaltung des Europäischen Datenschutzniveaus verpflichtet (Standardschutzklauseln sind häufig mit Auftragsverarbeitungsverträgen verbunden).

Dabei muss es nicht so kompliziert sein, denn es gibt datenschutzfreundlichere, europäische Alternativen. Die wohl bekanntesten datenschutzfreundlichen Videokonferenzlösungen stammen aus der Open-Source-Welt: Jitsi und BigBlueButton. Jitsi gilt als die am einfachsten handhabbare Lösung. Es ist werbe- und trackingfrei und lässt sich so einrichten, dass man anonym an Konferenzen teilnehmen kann. An Jitsi-Konferenzen kann man per Android- oder iOS-App oder per Webbrowser teilnehmen.

Jitsi eignet sich allerdings für kleine Gruppen, der Hersteller empfiehlt 35 Teilnehmer. Je nach Installation kann es aber auch schon bei weniger Teilnehmern hakeln. Wer das System ausprobieren will, findet unter scheible.it/liste-mit-oeffentlichen-jitsi-meet-instanzen/ eine Liste frei zugänglicher Server, auf denen man mal schnell eine Konferenz initiieren kann.

BigBlueButton wurde speziell für das E-Learning entwickelt und bietet diverse zusätzliche Werkzeuge wie ein Whiteboard, Bildschirmfreigabe und einen Chat, die den virtuellen Unterricht - und andere Konferenzen - erleichtern. Es lässt sich auch mit mehr Teilnehmern betreiben als Jitsi. Die Betreiber bei Senfcall.de, wo man BigBlueButton kostenlos ausprobieren kann, geben an, dass bei Ihnen Sitzungen mit 150 Teilnehmern gut funktionieren.

Viele kostenlose Anbieter für Jitsi und BigBlueButton eignen sich nur für einen Test, aber nicht für den Regelbetrieb im Verein: Sie ermöglichen es nicht, einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen (Ausnahme bei Jitsi: sichere-videokonferenz.de). Die Betreiber von Senfcall arbeiten nach eigenen Angaben daran.

Wer BigBlueButton einsetzen will, muss es also selber hosten oder eine gehostete Instanz mieten. Möchten Sie Jitsi selbst hosten: Im Auslieferungszustand ist es nicht vollständig datenschutzfreundlich konfiguriert. Der Datenschutzexperte Mike Kuketz beschreibt in seinem Blog, wie man die Konfiguration feinjustiert.

Der Berliner Datenschutzbeauftragte hat eine große Reihe von Anbietern für Videokonferenzen geprüft. An den Ergebnissen können sich auch Vereine aus anderen Bundesländern orientieren. Sie finden einen Link auf diese Übersicht am Ende. Unter den getesteten Anbietern finden sich diversen Jitsi- und BigBlueButton-Hoster. Zu den getesteten Jitsi-Hostern gehören auch die auch mailbox.org-Office-Suiten, die wir im Office-Kapitel vorstellen.

Daneben hat der Berliner Datenschutzbeauftragte auch einen weiteren Anbieter mit einer eigenen als datenschutzfreundlich ausgewiesen, alfaview (www.alfaview.com). Bei diesem Anbieter können nach eigenen Angaben bis zu 200 Personen mit Video und bis zu 500 als Zuschauer an Konferenzen teilnehmen. alfaview räumt gemeinnützigen Vereinen Sonderkonditionen ein.

DSGVO-sicher? Videokonferenzen, Onlinemeetings und Webinare (mit Anbieterübersicht und Checkliste
Hinweise für Berliner Verantwortliche zu Anbietern von Videokonferenzdiensten
Jitsi Meet: Server-Einstellungen für einen datenschutzfreundlichen Betrieb
Blog-Beitrag, der beschreibt, wie man Jitsi datenschutzfreundlich einrichtet

Die Digitalisierung hat längst auch im Vereinsalltag Einzug gehalten – und sie bietet Vereinen enorme Chancen, Prozesse zu vereinfachen, Zeit zu sparen und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Ein zentraler Baustein dieser Entwicklung ist die digitale Zusammenarbeit: Sie ermöglicht es Ehrenamtlichen, Hauptamtlichen, Vorstandsmitgliedern, Trainer*innen und Mitgliedern, gemeinsam effizienter zu arbeiten – unabhängig von Zeit und Ort.

Warum digitale Zusammenarbeit wichtig ist

Digitale Zusammenarbeit geht weit über reine Kommunikation hinaus. Während Email oder Messenger bereits klassische Formen der digitalen Kommunikation sind, ermöglichen moderne Tools das gemeinsame Arbeiten an Aufgaben, Projekten und Dokumenten in virtuellen Räumen. Gerade in Sportvereinen, in denen viele Aufgaben ehrenamtlich und zeitlich flexibel organisiert werden, eröffnen digitale Lösungen neue Möglichkeiten der Koordination und Teamarbeit.

Durch digitale Zusammenarbeit können folgendes realisiert werden:

Gemeinsames Brainstorming und Projektplanung – mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an Ideen, Aufgabenlisten oder Plänen.
Transparente Aufgabenverteilung – Verantwortlichkeiten sind klar definiert und für alle im Team einsehbar.
Effiziente Meetings – statt nur per Telefon oder in Präsenz können Besprechungen digital stattfinden, auch über verschiedene Tools.
Ortsunabhängiges Arbeiten – Vorstand, Beauftragte oder Arbeitsgruppen können von überall aus zusammenarbeiten, was Zeit und Wege spart.

Beispiele für hilfreiche Tools

Zusammenarbeits- und Projektmanagement-Tools

Slack – Kommunikation und Koordination in Teams.
Asana & Trello – Projekt- und Aufgabenverwaltung mit Boards und Zeitplänen.
Padlet – digitale Pinnwand für Ideen, Materialien oder Abstimmungen.
Microsoft 365 & Google Workspace – umfassende Plattformen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen.
Miro – interaktive Whiteboards für gemeinsames Brainstorming.

Dokumentenmanagement und Speicherung

Nextcloud & ähnliche Lösungen – zentrale, DSGVO-konforme Ablage von Dokumenten mit Echtzeit-Zugriff von überall.

Damit wird nicht nur Kommunikation möglich, sondern echtes gemeinsames Arbeiten, Teilen von Inhalten und Koordinieren von Aufgaben.

Mehr als nur Tools: Zusammenarbeit neu denken

Digitale Zusammenarbeit bedeutet auch, Arbeitsweisen im Verein weiterzuentwickeln. Eine nüchterne Tool-Liste allein reicht nicht – vielmehr geht es darum, Strukturen zu schaffen, in denen Teams gemeinsam Ziele definieren, Aufgaben verteilen und Ergebnisse nachhalten können. Moderne Software kann hier unterstützen, sollte aber immer an den Bedürfnissen des Vereins ausgerichtet sein.

Für viele Vereine hat sich gezeigt, dass digitale Zusammenarbeit nicht nur Effizienz schafft, sondern auch das Gemeinschaftsgefühl stärkt: Indem alle Beteiligten flexibel eingebunden werden, steigt die Transparenz und Teilhabe im Vereinsleben – trotz unterschiedlicher Zeitmodelle und räumlicher Distanzen