Unterbringung von Teilnehmer*innen und Besucher*innen

Wie man seine Gäste gut bettet!

Bei manchen Veranstaltungen (insbesondere Großveranstaltungen) muss man sich als Veranstalter auch um die Unterbringung/Beherbergung kümmern.

Die Unterbringung kann sich auf unterschiedliche Veranstaltungszielgruppen beziehen. Hierzu gehören:

• Teilnehmer*innen (Sportler*innen, Mannschaften)
• Offizielle (Schiedsrichter*innen, Wettkampfrichter*innen, Verbandsvertreter*innen)
• Zuschauer*innen
• Ehrengäste (z.B. Sponsorenvertreter*innen)
• Medienvertreter*innen

Die Anforderungen bzw. Bedürfnisse der Zielgruppen können ganz unterschiedlich sein.

Das Spektrum der denkbaren Unterkünfte reicht vom Campingplatz oder Jugendherbergen, über Mittelklassehotels bis zum 5-Sterne-Hotel.

Zum Teil machen Sportverbände genaue Vorgaben, in welcher Art von Unterkunft bei ihren Veranstaltungen Sportler*innen und Offizielle (Wettkampfrichter*innen, Funktionär*innen) vom Veranstalter unterzubringen sind. So sieht z.B. der Ausrichtervertrag des Schwimmverbandes Nordrhein-Westfalen für Endrunden-Wettkämpfe vor, dass der Veranstalter die Kosten der Unterbringung für die Turnierleitung und die Schiedsrichter*innen (Mindeststandard: 3-Sterne-Hotel) übernimmt.

Was gilt es bei der Auswahl/Buchung/Optionierung von Unterkünften zu beachten?

Hier unsere Checkliste zur Orientierung:

• Optionstermine festlegen! (insbesondere bei großen Events ist die exakte Teilnehmer*innenzahl bis kurz vor Veranstaltung oft schwer kalkulierbar. Daher können nur Absprachen über Kontingente als Option mit dem Hotel getroffen werden. Innerhalb einer vereinbarten Frist können Zimmer kostenfrei zurückgegeben werden)
• Infrastruktur prüfen! Schauen Sie sich die Unterkunft bei einem Vororttermin an! (Bei der Auswahl der Unterkunft sollten Sie auf die Verkehrsanbindung, die Parkplatzkapazitäten, die Lage: z.B. Abschirmung gegen Außenlärm, die Entfernung zur Trainings- und Veranstaltungsstätte sowie die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln achten!)
• Überzeugen Sie sich von der Dienstleistungsorientierung der Unterkunft! Ist die Unterkunft bei einem mit Ihnen vereinbarten Vororttermin gut vorbereitet? Wie ist die Servicefreundlichkeit, Schnelligkeit, Hilfsbereitschaft? Wie ist die Sauberkeit der Unterkunft?
• Achten Sie auf die Kategorisierung! (Die Auswahl der Unterkünfte sollte nach den Wünschen/Erwartungen der Veranstaltungszielgruppen bzw. den Vorgaben der Sportfachverbände entsprechend erfolgen. Als Unterkünfte sind grundsätzlich denkbar: Jugendherberge, Campingplatz, Sportschulen, Privatunterkünfte, Pension, Motel, Hotel)
• Ermitteln Sie rechtzeitig die Kosten der Unterkünfte! Versuchen Sie, Sonderkonditionen zu vereinbaren! (Rabatte bis zu 50% sind bei Großkontingenten in der Nebensaison möglich)
• Prüfen Sie, ob die Belegungskapazitäten ausreichend ist! (Gibt es z.B. in ausreichender Zahl bzw. Größe Doppelzimmer, Einzelzimmer, Suiten, Tagungsräume, Freizeit- und Aufenthaltsräume, Stellplätze auf Campingplätzen etc.? Je nach Sportart können die Teilnehmer*innen entweder sehr lang (Basketball) oder sehr schwer (Sumoringer*innen) sein. Besprechen Sie mit dem Hotelmanagement im Vorfeld diese Punkte!)
• Prüfen Sie, ob die Ausstattung der Unterkünfte den Anforderungen entspricht! (Anzahl der Zimmer, Betten, Tagungs-/Seminarräume, Konferenz-/Tagungstechnik und Verpflegung. Ist eine Platzierung eines Infostandes im Foyer möglich? etc.)
• Optional kann man auch die Freizeitangebote der Unterkunft inkl. der Öffnungszeiten prüfen! (z.B. ist ein Schwimmbad, eine Sauna, ein Beauty-/Wellness-/ Fitnessbereich, ein Massageservice vorhanden bzw. gibt es Spiel-/Sportgeräte, wie z.B. eine Tischtennis- oder Billardplatte?)

Was ist sonst noch bei der Planung der Unterbringungsmöglichkeiten zu beachten bzw. zu planen?

• Erstellen Sie einen Zimmerbelegungsplan! Legen Sie fest, wer wo untergebracht wird! Funktionär*innen und VIPs sollte man möglichst von der Presse trennen! Sportler*innen werden in der Regel separat untergebracht!
• Prüfen Sie die Uhrzeiten für die Essensangebote! Ermitteln bzw. verhandeln Sie die Preise! Beachten Sie besondere die zielgruppenspezifischen Wünsche/Erwartungen an die Verpflegung. Diese sollte man berücksichtigen. Unter jungen Menschen gibt es z.B. deutlich mehr Veganer und Vegetarier als bei der Zielgruppe 60+. Wenn Moslems zu Ihrer Zielgruppe gehören, sollten Sie Alternativen zu Schweinefleisch anbieten. Für Sportler*innen könnte kalorienreiche, sportlergerechte Nahrung die richtige Wahl sein, VIP-Gäste dürfte dies nicht unbedingt begeistern.
• Prüfen Sie die Zahlungsmodalitäten! (Bar, auf Rechnung, Kreditkarten, wenn ja, welche?)
• Stellen Sie eine kundenfreundliche Ausschilderung sicher!
• Klären Sie, ob Veranstaltungsfahnen oder andere Werbemöglichkeiten bei der jeweiligen Unterkunft eingesetzt werden können!
• Versuchen Sie, dass Sie eine*n  feste*n  Ansprechpartner*in bei der Unterkunft haben!

Für alle wichtigen Absprachen gilt, diese schriftlich zu vereinbaren.

In einer Ausschreibung für Ihre Veranstaltung sollten alle offiziellen Unterkunftsmöglichkeiten gelistet werden (idealerweise mit Informationen zum Preis, zur Qualität und Lage sowie den Kontaktdaten der Unterkunft).

Hotel als Sponsor akquirieren!

Versuchen Sie, die Unterkünfte für die Sportler*innen, Zuschauer*innen, Offizielle etc. als Sponsor ihrer Veranstaltung zu gewinnen! Hier Beispiele von Veranstaltungen, bei denen das gelungen ist:

• FINA Swimming World Cup 2021 in Berlin: Das Vienna House Andel’s ist offizielles Veranstaltungshotel 
• Köln Marathon 2021: Das Lindner Hotel City Plaza ist offizieller Hotelpartner 

Quellen

Bild 1: https://swcberlin.de/ (09.09.2021)

Bild 2: https://koeln-marathon.de/sponsoren/ (09.09.2021)