Aufgaben eines Vorstandes

Wie plane und gestalte ich eine Vorstandssitzung

Gute Vorstandsarbeit beginnt mit der Durchführung von Vorstandssitzungen. Diese sollten in regelmäßigen Abständen (ca. alle 6-8 Wochen) stattfinden und werden in der Regel vom 1. Vorsitzenden geleitet.
Planung
Folgende Überlegungen sind für die Planung wichtig:

Welche Themen sind zur Zeit aktuell, die meinen Verein betreffen

1. Stehen wichtige Termine oder Veranstaltungen an, die geplant werden müssen?
2. Gibt es Probleme, über die der Vorstand informiert werden muss?
3. Brauche ich zu einem Thema noch Informationen oder wo können mich andere Vorstandsmitglieder unterstützen?
4. Terminvorschläge für die nächste Vorstandssitzung.

Es ist hilfreich, sich eine TO-DO-Liste anzufertigen, auf die man auch  zwischendurch kleine Informationen hinzufügen kann.
Steht der Rahmen, sollte man eine Agenda mit den einzelnen TOP erstellen. Der letzte TOP sollte immer Raum lassen für „dies und das“, damit auch die anderen Vorstandsmitglieder ihre Ideen, Sorgen und Nöte einbringen können.
Auch dient die Agenda dem Protokollführer als Hilfestellung, die Sitzung in chronologischer Reihenfolge nachzuvollziehen.
Einladung

Die Einladung mit Angabe von Zeit und Ort der Sitzung sollte frühzeitig an alle Vorstandsmitglieder verschickt werden, so dass jeder die Chance hat, daran teilzunehmen. Die Agenda ist der Einladung beizufügen.
Ausführung
Um die Sitzung zeitlich in einem gewissen Rahmen zu halten ( je nach Agenda ca. 1-2 Std.), ist es wichtig, die Reihenfolge der einzeln TOP einzuhalten. Wenn ein Vorstand aus vielen Vorstandsmitgliedern besteht, ist die Gefahr groß, dass lange Diskussionen entstehen. Aufgabe des Vorsitzenden ist es nun, diese Diskussionen in eine lösungsorientierte Richtung zu lenken. Zu den Themen, die eine Entscheidung verlangen, sollte man abstimmen lassen und nach dem Mehrheitsbeschluss entscheiden. Somit fühlt sich niemand übergangen. Da in den meisten Vereinen die Vorstände ehrenamtlich arbeiten, ist es umso wichtiger, das nötige Feingefühl für einzelne Vorstandsmitglieder zu entwickeln. Der Erfolg der Vereinsarbeit ist sehr stark abhängig von der Zusammenarbeit der einzelnen Vorstandsmitglieder.