Die „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)“ – Gilt auch für Sportvereine!
Die Welt wird digitaler. Das ist meistens auch gut so. Doch manchmal stellt die Digitalisierung gerade das Ehrenamt vor besondere Herausforderungen. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (kurz: euBP) ist ein Beispiel dafür. Wir erklären, was es mit der euBP auf sich hat.
Die gesetzlichen Hintergründe
Alle Arbeitgeber, die sozialversicherungspflichtige Beschäftigte angestellt haben, werden regelmäßig dahingehend geprüft, ob sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen sind. Diese Überprüfungen werden Betriebsprüfungen genannt und in der Regel durch den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt. In der Vergangenheit sind diese Prüfungen regelmäßig vor Ort bei den Arbeitgebern durchgeführt worden. Mittlerweile sehen aber gesetzliche Regelungen vor, dass die Arbeitgeber verpflichtet sind, in digitaler Form an Prüfungen mitzuwirken.
Alle Arbeitgeber sind seit dem 01.01.2023 verpflichtet, prüfrelevante Lohnabrechnungsdaten aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen an die Deutsche Rentenversicherung zu übermitteln (vgl. § 28p Absatz 1 und 6a i.V.m. § 95b SGB IV).
Allerdings gibt es noch bis zum 31.12.2026 die Möglichkeit, sich von dieser Verpflichtung befreien zu lassen (vgl. § 126 SGB IV).
Was bedeutet das für die Sportvereine?
Auch Sportvereine beschäftigen – zunehmend – Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Dies trifft bereits auf geringfügig entlohnte Beschäftigte, kurz Minijobs genannt, zu. Auch für diese Beschäftigungsverhältnisse muss ein Lohnkonto geführt werden, in dem die Abrechnungsdaten erfasst werden. Und diese Daten müssen im Rahmen von Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung wie oben beschrieben zur Verfügung gestellt werden.
Die Herausforderung besteht darin, dass nicht alle Abrechnungsprogramme, die von Vereinen verwendet werden, systemgeprüfte Programme sind, die im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung genutzt werden können. Vielfach fallen die Programme, auf die gemeinnützige Vereine aus Kostengründen zurückgreifen, nicht darunter. Die Vereine müssten also auf in der Regel kostenintensivere Programme umsteigen oder professionale Dienstleister beauftragen, die über solche Programme verfügen, wie Steuerberatungen oder Lohnbuchhaltungsunternehmen.
Die aktuelle Situation bis Ende 2026 und Ausblick
Vereine sollten zunächst klären, ob ihr Lohnabrechnungsprogramm, das Sie verwenden, systemgeprüft im Sinne des § 95b SGB IV ist.
Aktuell und bis Ende des Jahres 2026 besteht noch die Möglichkeit, sich von der Pflicht zur Bereitstellung der Lohnabrechnungsdaten über systemgeprüfte Abrechnungsprogramme befreien zu lassen. Der Antrag kann formlos beim jeweiligen Rentenversicherungsträger, der für die Prüfung zuständig ist, beantragt werden. Die Befreiung gilt allerdings nicht für die Zukunft, sondern umfasst derzeit nur die Prüfzeiträume bis Ende 2026.
Sportvereine, die die Lohnabrechnung über Steuerberaterinnen oder Steuerberater bzw. Lohnabrechnungsunternehmen abwickeln, dürften von der Problematik befreit sein. In der Regel werden diese die erforderlichen systemgeprüften Abrechnungsprogramme im Einsatz haben. Gegebenenfalls sollten die Vereine dies bei ihren Dienstleistern abfragen.
Gleiches gilt selbstverständlich für Vereine, die bereits systemgeprüfte Abrechnungsprogramme selber verwenden (z.B. DATEV Lohn und Gehalt).
Alle Vereine, die Lohnabrechnungen nicht in systemgeprüften Programmen vornehmen, sollten die Entwicklung beobachten. Die Dachverbände des organisierten Sports werden sich dafür einsetzen, dass Ausnahmen auch für die Zeit über das Ende des Jahres 2026 hinaus geschaffen werden. Allerdings müsste hier mit Blick auf § 126 SGB IV der Gesetzgeber tätig werden.
