Ein digitales Mitgliederportal ist eine digitale Plattform, die dazu dient, die Vereinsverwaltung effizienter zu machen sowie die Kommunikation des Vereins mit seinen Vereinsmitgliedern und unter den Vereinsmitgliedern zu verbessern und zu beschleunigen.
Die Erwartungen der Vereinsmitglieder und Vereinsmitarbeiter*innen im Hinblick auf digitale Standards im Verein steigen. Mit einem digitalen Mitgliederportal kann man als Verein dieser Erwartungshaltung Rechnung tragen.
Doch wie muss ein Mitgliederportal aussehen? Welche Funktionalitäten muss es bieten? Eine Blaupause dafür gibt es nicht. Das Mitgliederportal sollte individuell auf den Verein und die Bedürfnisse seiner Mitglieder und Abteilungen zugeschnitten sein. Um das sicherzustellen, sollten bei der Konzeption und Implementierung eines digitalen Mitgliederportals die Mitglieder und die Vereinsabteilungen eingebunden werden.
Was sind mögliche Mehrwerte eines digitalen Mitgliederportals?
- Mitgliederselbstverwaltung über Mitglieder-Login: die Mitglieder verwalten ihre persönlichen Daten (Adresse, Bankdaten etc.) selbst und können auf diese jederzeit und ortsungebunden via Smartphone, Tablet etc. zugreifen
- Community-Chat: einzelne Abteilungen, Mannschaften, Trainingsgruppen etc. kommunizieren über einen Chatraum (anstatt via WhatsApp & andere Messenger, die nicht den Datenschutzstandards der EU-Datenschutzgrundverordnung entsprechen)
- Online-Kommunikation: die Mitglieder werden vom Verein zielgruppenspezifisch über die für sie relevanten Neuigkeiten auf dem Laufenden gehalten
- Online-Kursbuchung: Mitglieder und Kursteilnehmer*innen buchen Kurse, Trainingszeiten, Tennisplätze etc. online (rund um die Uhr: 24/7; es kann u.a. jederzeit eingesehen werden, wie die Auslastung ist)
- Entlastung der Mitarbeiter*innen (Trainer*innen, Übungsleiter*innen, Abteilungsleiter*innen): z.B. können Trainer*innen ihre Kursteilnehmer*innen dank individueller Verteiler über Kursausfälle, Terminverschiebungen etc. informieren
- Online-Mitgliederverwaltung: Aufnahmeanträge, Kündigungen etc. erfolgen elektronisch
- Online-Buchführung/Buchhaltung: Das Rechnungswesen erfolgt elektronisch, wie Beitragsabrechnungen, Übungsleiter*innenabrechnungen
- Online-Gebäudemanagement: digitales Türöffnungssystem für Umkleiden, Sporthallen, Clubhaus etc.
- Sicherer Datenaustausch: Fotos und Dateien können in einem gesicherten System geteilt werden. Durch individuelle Freigaben lässt sich festlegen, wer auf welche Informationen und Daten zugreifen kann
- Digitaler Mitgliedsausweis: Mitglieder können sich per App ausweisen
Lassen Sie sich in jedem Fall bei der Entwicklung eines digitalen Mitgliederportals individuell beraten und den Digitalisierungsprozess von Experten begleiten (z.B. durch autorisierte Berater*innen Ihres Landessportbundes)! Suchen Sie den Austausch mit anderen Vereinen, die bereits ein digitales Mitgliederportal umgesetzt haben! Im Praxishandbuch „Wie führt mein Sportverein ein digitales Mitgliederportal ein?“ (siehe Literaturtipp) finden Sie Sportvereine, die ein digitales Mitgliederportal implementiert haben.
Literaturtipp:
Wie führt mein Sportverein ein digitales Mitgliederportal ein?
Praxistipps und Blaupausen beispielgebender Verein (Herausgeber: Alexander Otto Sportstiftung; Hamburg 2021)