Ob Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung oder Absprachen zur Planung von Vereinsveranstaltungen. Sie alle lassen sich mit einem Videokonferenzprogramm unkompliziert digital durchführen.
Hier einige Programme, die man als Sportverein zur Durchführung von Videokonferenzen nutzen kann:
Das im März 2020 in Kraft getretene COVID-19-Abmilderungsgesetz hat die Möglichkeit geschaffen, Mitgliederversammlungen rein virtuell durchzuführen. Aktuell (Stand: 30.03.2022) gilt die Regelung noch bis zum 31.8.2022. Es wird im Gesetz betont, die Sonderregelung nur zu nutzen, solange dies aufgrund der Pandemie oder der Mitgliederanzahl erforderlich ist.
Welches Videokonferenzsystem sollte man verwenden?
1. Auswahlkriterium Datenschutz
Beliebte Systeme, wie Zoom oder Teams erfassen große Datenmengen der Nutzer*innen. Deren Anbieter sitzen außerhalb der Europäischen Union. Deren Systeme haben ein niedrigeres Datenschutzniveau als in Europa/Deutschland. Grundsätzlich lassen sie sich aber auch DSGVO-konform betreiben. Dafür muss der Verein den Anbieter vertraglich verpflichten, die europäischen Datenschutzstandards einzuhalten (Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO).
EU-Datenschutzkonforme Anbieter gibt es z.B. bei den Open Source-Programmen Jitsi Meet und BigBlueButton. Jitsi Meet kann mit einem Webbrowser ohne Installation genutzt werden. Neben der offiziellen Instanz https://meet.jit.si/ (diese ist nicht vollständig datenschutzfreundlich konfiguriert) gibt es zahlreiche Jitsi Meet Server aus Deutschland mit entsprechenden Datenschutzerklärungen.
2. Auswahlkriterien Kosten und Teilnehmer*innenzahl
Viele Anbieter haben eine kostenlosen Basistarif: Der Teilnehmer*innenkreis und die Gesprächsdauer sind bei den Basistarifen jedoch eingeschränkt. Wenn Sie mit größeren Teilnehmer*innenzahlen bei Ihren Sitzungen (z.B. einer Mitgliederversammlung) planen, können Sie auf einen kostenpflichtigen Tarif wechseln.
Beim Zoom-Basis-Account z.B. können zwar bis zu 100 Personen teilnehmen, die Meetingdauer ist allerdings auf 40 Minuten begrenzt.