Sie wollen Ihre Vereinsverwaltung digitalisieren? Dann stehen Sie vor der „Qual der Wahl“. Es gibt zahlreiche Anbieter von digitalen Vereinsverwaltungssoftwareprogrammen. Doch welcher Anbieter mit welchem Programm ist der richtige für Ihren Verein?
Um den Kreis der möglichen Anbieter einzugrenzen, sollten Sie zunächst für Ihren Verein ein digitales Anforderungsprofil erstellen.
- Was sollte das Programm können?
- Wie kann das Programm dazu beitragen, Vereinsverwaltungsprozesse und die Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern zu vereinfachen?
- Soll das Programm per App genutzt werden?
- Wieviel können Sie bzw. wollen Sie in die Digitalisierung investieren (Geld, Zeit und Personal)?
Zum Leistungsumfang dieser Programme gehören z.B.:
- Mitgliederverwaltung: Digitale Stammdatenerfassung von Mitgliedern und möglichen Bezugspersonen, Adress- und Kontaktdaten, Geschwisterverknüpfung und Familienansicht, Lizenzen, Spielerpässe, Ehrungen, Notfallkontakt etc.; Erstellung von Mitgliederausweisen; Mitgliederbestandserhebung und Datenexport für die Meldung an den Landessportbund.
- Online-Abrechnung: Abrechnung von Vereinsbeiträgen, Kursgebühren, Sonderbeiträgen, Gutscheinen, Zuschüssen und Rückerstattungen etc.; Rechnungsübersicht je Mitglied bzw. nach Monaten; SEPA-Lastschrift-Einzug/Export; SEPA-Überweisungs-Export; Finanzbuchhaltung.
- Online-Anmeldung: Neumitglieder geben ihre Stammdaten bei der Anmeldung selbst ein. Die Anmeldung wird von der Mitgliederverwaltung bestätigt. Danach werden die Mitgliedsdaten automatisch in die Mitgliederverwaltung übernommen und das Neumitglied wird per Mail automatisch über die Aufnahme (oder Nicht-Aufnahme) informiert.
- Online-Kursbuchung: Digitale Erfassung der Kursteilnehmer*innen; automatischer Versand von Buchungsbestätigungen & Benachrichtigungen; Erstellung von Teilnehmerlisten; Wartelisten-Management.
- Online-Buchung von Plätzen und Räumen: Automatisierte Erfassung und Bestätigung der Buchungen inkl. Erstellung einer Buchungsübersicht.
- Zugangs- und Schließsystem: Zugang bzw. Öffnen von Räumen (z.B. Umkleidekabine, Lagerräume), Geräten (z.B. Kühlschrank, Materialschränke), Parkplätzen und Gebäuden per App.
- DSGVO-konforme Chatfunktion: Trainer*innen und Betreuer*innen informieren Ihr Mannschaften per Chat-Nachricht datenschutzkonform, unkompliziert über Spiel- und Terminänderungen. WhatsApp & Co. gehören der Vergangenheit an.
- Nachrichtenfunktion: Verein kann alle oder ausgewählte Mitglieder mit Informationen digital versorgen. Erstellte Nachrichten können z.B. zu einem voreingestellten, späteren Wunschtermin verschickt werden; Pushfunktion bei Verwendung einer App umsetzbar.
- Personalverwaltung: Stammdatenerfassung der Mitarbeiter*innen; Erfassung der Qualifikationen, Bildungsabschluss, Berufserfahrung; Erzeugung von Mitarbeiter*innenausweisen etc.
- Mitarbeiter*innen-Zeiterfassung: Erfassung von Soll- und Ist-Arbeitszeiten, Auswertung von Plus- und Minusstunden, Erstellung eines Arbeitszeitnachweises mit digitaler Unterschrift sowie Erfassung und Verrechnung von Abwesenheiten.
- Teilnehmer*innen-Erfassung: Erfassung der Teilnehmer*innenzahlen von Sportangeboten; Überblick zur Auslastung der Angebote.
- Digitaler Mitgliedsausweis: Generierung eines elektronischen Mitgliedsausweises, mit dem sich die Mitglieder per Smartphone-App ausweisen können (z.B. Zugriff zu bestimmten Räumen erhalten).
Hier einige Anbieter im Überblick: