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Umgesetztes Projekt: Digitale Vereinsverwaltung + x

Interview mit Oliver Nitschke (hauptamtlicher Sportmanager bei der DJK Südwest Köln e.V.; verantwortlich für die Bereiche Vereinsentwicklung und Vereinsverwaltung sowie die Koordination der Sportangebote außerhalb der klassischen Sportarten und die Gewinnung/Bindung von Übungsleiter*innen)

Warum wurde die Maßnahme umgesetzt?

Im September 2021 haben wir einen Relaunch unserer Homepage realisiert. Diese wurde auf den neusten technischen Stand gebracht.

Auch in anderen Bereichen wollten wir unseren Verein auf ein neues digitales Niveau heben. Unsere veraltete Vereinsverwaltungs-Software sollte durch eine neue, webbasierte ersetzt werden. Die alte Software war zwar netzwerkfähig, aber unser Mitarbeiterteam konnte nicht von extern (Homeoffice)  auf die Software zugreifen.

Welche Ziele hat das Projekt?

  • Beschleunigung von Vereinsverwaltungsprozessen
  • Schonung von Ressourcen (Personal, Zeit, Material)
  • Mitgliederbindung (durch eine schnelle, personalisierte Online-Kommunikation, z.B. beim Vereinsbeitritt)
  • Bessere, zielgruppenspezifische Kommunikation mit unseren Vereinsmitgliedern

Wie erfolgte die Umsetzung?

Mit meinen beiden hauptamtlichen Geschäftsstellenkollegen habe ich eine Übersicht der wichtigsten Vereinsverwaltungsprozesse erstellt. In einer Matrix (Excel-Tabelle) haben wir die Prozesse skizziert und festgelegt, wo wir bei unserer täglichen Arbeit die größten digitalen Handlungsbedarfe sehen. Als Priorität Nr. 1 haben wir unseren Mitgliedsantrag identifiziert. Dieser sollte zukünftig papierlos, online vom Mitglied ausgefüllt werden.

Nach der Freigabe unserer Prioritäten-/Maßnahmenliste durch den Vorstand haben wir Anbieter webbasierter Vereinsverwaltungsprogramme recherchiert und deren Angebote mit unseren Bedarfen abgeglichen: Die Software sollte einfach zu handhaben sein. Auch ein attraktives Preis-/Leistungsverhältnis war uns wichtig. Letztlich haben wir uns für die Vereinsverwaltungs-Software campai entschieden.

Zum Funktionsumfang von campai gehört unter anderem der von uns priorisierte Online-Mitgliedsantrag. Auch andere, für uns relevante Funktionen, bietet die campai-Software.

Mit Unterstützung der Berater und Softwareentwickler von campai arbeiten wir die von uns erstellte Prioritätenliste Schritt für Schritt ab. 

Der Mitgliedsantrag erfolgt bei uns mittlerweile komplett online. Wenn ein neues Mitglied den Antrag auf unserer Homepage (https://www.djk-suedwest.de/onlinemitgliedsantrag-2/) ausfüllt, erhält es kurz darauf eine Willkommensmail inklusive Mitgliedsnummer und weiteren Informationen rund um die Mitgliedschaft bei der DJK Südwest. Vor der Einführung von campai gab es bei uns keine schriftliche Bestätigung einer Mitgliedschaft, es wurden nur Austritte schriftlich bestätigt.

Im April 2022 haben wir erstmals per campai-Software die Beiträge unserer Mitglieder eingezogen. Das verlief mit ein wenig zeitlicher Verzögerung reibungslos. Die campai-Software bietet eine Übersicht mit allen Beiträgen, offenen Rechnungen sowie Lastschriften, die ausgeführt werden müssen.

Auch die Kommunikation mit unseren Mitgliedern erfolgt mittlerweile per campai. Mit der  Newsletterfunktion können wir zielgruppenspezifisch kommunizieren. Die Adressaten von unseren Newslettern und per Mail verschickter Benachrichtigungen (z.B. Informationen über ein neues Angebot) können vorab selektiert werden (z.B. nach Alter, Geschlecht, Abteilungszugehörigkeit). Campai bietet zahlreiche, individuell bearbeitbare Vorlagen (Templates) für Newsletter, Rundschreiben oder Einladungen zu Vereinsveranstaltungen.

Auf unserer ToDo-Liste steht noch die Einführung einer digitalen Kursverwaltung. Für unser Fußball-Camps 2022 in den Ferien und diverse Kursangebote bieten wir bereits Online-Warteleisten. Die Online-Kursverwaltung soll zukünftig auch den Versand von Buchungsbestätigungen, die Erstellung von Teilnehmer*innenlisten sowie die Online-Zahlungsabwicklung umfassen.

  1. Wer war für die Umsetzung verantwortlich? 
    Meine zwei Kollegen aus der Geschäftsstelle und ich steuern das Projekt. 
  2. Kosten?
    Der Preis von campai (Link auf  https://www.campai.com/preis) richtet sich nach der Anzahl der aktiven Vereinsmitglieder. Er wird monatlich angepasst. Campai entwickelt die Software in enger Abstimmung mit seinen Nutzern ständig weiter. Diese Leistung ist im Preis inkludiert. Beim Abstimmungsprozess mit campai haben wir z.B. gemeinsam geschaut, wie sich unsere Vereinsstruktur (insbesondere die Beitragsstruktur) in der Software abbilden lässt.  
  3. Beauftragter Dienstleister

Softwareanbieter LuckyShot GmbH, Schönhauser Allee 163, 10435 Berlin

Welche Mehrwerte ergeben sich für den Verein?

Die frühere Zettelwirtschaft entfällt. Wir schonen die Umwelt. Wir sparen erheblich an Zeit. Bei mir frei gewordene Ressourcen  kann ich z.B. für die Gewinnung und Betreuung von Übungsleiter*innen einsetzen.

Auch unser ehrenamtlicher Vorstand fängt an, die Software zu nutzen. Vor der letzten Mitgliederversammlung konnte der Vorstand zur Vorbereitung alle relevanten Auswertungen zur Mitgliederstruktur über das System generieren. Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an.

Das campai-Newslettertool liefert Informationen, wie oft ein verschickter Newsletter geöffnet, gelesen bzw. gelöscht wird.

Welche Herausforderungen/Stolpersteine sind zu beachten?

Die Implementierung der digitalen Vereinsverwaltung braucht Zeit und benötigt darüber hinaus personelle Ressourcen. Sie hat bei uns länger gedauert als gedacht. Nicht immer funktioniert alles von Beginn an. Der Prozess war teilweise etwas zäh. Man braucht Geduld.

Außerdem dauert es, bis man sich an das neue System gewöhnt hat. Man muss sich Schritt für Schritt herantasten bevor die Anwendungen in Fleisch und Blut übergehen.

Sie müssen davon ausgehen, dass es bei den Vereinsmitarbeiter*innen Widerstände gegen die Einführung eines neuen Programms gibt. Wenn Mitarbeiter*innen lange mit einem anderen System gearbeitet haben, braucht es gute Argumente, sie von dem neuem zu überzeugen.

Es ist auch eine Herausforderung, bestehende Kommunikationsstrukturen in Mannschaften und Sportgruppen aufzubrechen. Dort hat man sich meist an WhatsApp & Co. gewöhnt. Auch hier scheut man manchmal Neues. Ein Hinweis auf den verbesserten Datenschutz kann helfen, auf die neue, vereinsinterne Software zu wechseln.  

Der Datentransfer in das neue System ist nicht ganz ohne. Man sollte dafür Zeit einplanen, wie den Übertrag der Daten aus bestehenden Excel-Listen. 

Für unsere Vereinsfinanzbuchhaltung nutzen wir aktuell eine DATEV-Software. Diese wollten wir auch nicht umstellen. Die Campai-Buchhaltungsfunktion nutzen wird nur für den Beitragseinzug unserer Mitglieder. Der Übertrag von Zahlen aus campai nach DATEV ist mit etwas Aufwand verbunden.

Wie ist die Resonanz der Zielgruppen?

Der Online-Antrag ist ein großer Erfolg. Seit dessen Einführung im August 2022 hatten wir keine Nachfragen zum digitalen Mitgliedsantrag. Der Online-Antrag funktioniert problemlos. Für unsere Neumitglieder entfällt das Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden des Antrages per Post, E-Mail oder Fax.

Unsere Geschäftsstelle arbeitet mit dem System und schätzt die damit verbundenen Vorteile. Es wird viel Zeit gespart. Wir sind zufrieden mit der Software.

Praxistipps von Oliver Nitschke (so gelingt die Umsetzung):

Informieren Sie sich bei Vereinen, die eine Software bereits im Einsatz haben. Das haben auch wir gemacht. Werfen Sie einen Blick auf die Homepages der jeweiligen Softwarenanbieter. Dort finden Sie meist Sportvereine als „gute Beispiele“, die bereits Kunden sind.

Wir haben gute Erfahrungen gemacht, unseren Verein nicht auf einen Schlag, sondern Schritt für Schritt zu digitalisieren. Die Implementierung braucht seine Zeit. Man sollte die Anwender*innen (Vereinsmitarbeiter*innen und Vereinsmitglieder) digitaler Tools nicht mit zu viel Neuem überfordern.

Testen Sie ein für Sie in Frage kommendes Programm. Die meisten Anbieter bieten eine kostenfreie „Schnupperphase“.

Entscheiden Sie sich für einen Software-Anbieter, der Sie individuell berät und auf Ihren Verein zugeschnittene Lösungen erarbeitet. Schon während der Testphase haben wir uns mit den Softwareentwicklern von campai ausgetauscht. campai entwickelt die Software stetig weiter. Der Leistungsumfang wächst kontinuierlich. Wir können Wünsche äußern, wie man die Software zu unserem Nutzen weiterentwickelt.

Informieren Sie Ihre Mitglieder rechtzeitig über neue digitale Tools. Stellen Sie das neue System in Ihren Vereinsmedien und auf Vereinsveranstaltungen vor. Beschreiben Sie, welche Mehrwerte sich aus der Digitalisierung für die Mitglieder ergeben.

Seien sich bewusst, dass es eine leistungsfähige Software nicht umsonst gibt. Investitionen in die Digitalisierung sind Zukunftsinvestitionen!

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Steckbrief DJK Südwest Köln e.V.

Kontaktdaten:

Gründung des Vereins: 1920

Mitgliederzahl: 2.147 (Stand: 11/2022)

Altersstruktur:

  • 0–18 Jahre:1228 57 %)
  • 19–30 Jahre: 388 (18 %)
  • 31–40 Jahre: 204 (10 %)
  • 41–50 Jahre: 109 (5 %)
  • 51–60 Jahre: 88 (4 %)
  • über 60 Jahre: 130 6 %)

Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Haupt-/Ehrenamt):

  • 3 hauptamtliche Geschäftsstellenmitarbeiter (knapp 2 volle Stellen)
  • 11 Minijobber (Sportpraxis, Platzpflege, Cafeteria, Reinigung)
  • 100 Übungsleiter/Trainer

Vereinsangebote:

  • Vom Eltern-Kind-Turnen bis zur Seniorengymnastik
  • Freizeit- und Gesundheitssport
  • Wettkampfsport (3 große Abteilungen: Fußball, Basketball und Volleyball; zwei Drittel aller Mitglieder kommen aus diesen Abteilungen)
  • Kurse
  • Ferienangebote

Oliver Nitschke

(C) DJK Südwest Köln e.V.