Aufbau von Aufgabenprofilen
Aktiv im Ehrenamt: Was sind konkret meine Aufgaben? Wieviel Zeit und welche Voraussetzungen muss ich mitbringen?
In der Bedarfs- und Bestandserfassung sind alle zu erledigenden Aufgaben im Verein bereits erfasst und Ehrenamtlichen zugeordnet bzw. noch nicht zugeordnet, weil weitere Freiwillige fehlen. Es hat sich bewährt, diese Aufgaben nun detailliert in Aufgaben- bzw. Tätigkeitsprofilen zu beschreiben. Denn je konkreter die Aufgabenbereiche und die erforderlichen Voraussetzungen und Kompetenzen beschrieben sind, desto einfacher ist es, die*den passende*n Ehrenamtliche*n zu finden. Mit den Inhalten der Aufgaben- bzw. Tätigkeitsprofile können dann attraktive Stellenanzeigen formuliert werden.
Die kompakte Sammlung aller Aufgabenprofile in einem Engagementkatalog ist für die weitere Mitarbeiter*innenbetreuung praktikabel, um den Überblick zu behalten.
Bereits bei der Profilerstellung ist es ratsam, sich zu überlegen, was der Verein Ehrenamtlichen bieten kann.
Oft übernimmt ein*e Funktionsträger*in im Verein mehrere Aufgaben. Hier hilft ein gesamtes Stellenprofil: Darin sollten alle Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten definiert sein.
Allerdings ist die Verteilung von Aufgaben auf traditionelle Funktionsträger*innen mit festen Posten nicht zwingend. Je nach Kenntnissen, Interessen und zeitlichen Ressourcen können Aufgaben neu kombiniert und/oder auch auf mehrere Personen aufgeteilt werden. Hieraus ergeben sich dann Aufgabenprofile im Vorstand, die nach sogenannten Ressorts aufgestellt sind, z.B. für Marketing, Finanzen, Verwaltung, Sportanlagen, Sportbetrieb und Mitarbeiterentwicklung. Die Besonderheit bei diesem Prinzip besteht darin, dass der*die Ressortleiter*in sich ein Team von Mitarbeiter*innen aufbaut, welches projektbezogen und zeitlich begrenzt eingesetzt werden kann. Dies macht es attraktiver, zeitlich begrenzt Aufgaben innerhalb eines Ressorts zu übernehmen. Das Aufgabenvolumen des gesamten Ressorts verteilt sich also auf das gesamte Ressortteam, so dass der*die Ressortleiter*in entlastet wird.
Zudem kann der Verein die Vorstandsverantwortung auf die Ressortleiter*innen aufteilen und so auf eine*n 1. Vorsitzende*n zu verzichten. Die Verantwortung wird auf mehrere Schultern verteilt. Ggf. ist hierfür eine Änderung der Aufbauorganisation in der Satzung notwendig.
Weiterführende Informationen:
weitergehende Links
Quellen:
Handbuch Initiative Ehrenamt – Systemisches Ehrenamtsmanagement im Sportverein, LSB NRW
Freiwillig macht Schule (Hrsg.):Koordination von Freiwilligentätigkeit an Berliner Schulen. Ein Leitfaden. Berlin, 2012.
Steinbach, Dirk: Förderung von ehrenamtlichem Engagement im Sportverein. FÜHRUNGS-AKADEMIE des Deutschen Olympischen Sportbundes.
