Recht & Verantwortung bei Ferienfreizeiten
Was Vereine und Leitungen beachten müssen
Eine Ferienfreizeit zu organisieren und durchzuführen bedeutet Verantwortung für die Teilnehmenden zu übernehmen. Damit es zu keinen Problemen kommt sollten verschiedene rechtliche, organisatorische und gesundheitliche Aspekte im Blick behalten werden. Eine gute Vorbereitung schützt nicht nur die Teilnehmenden, sondern auch den Verein selbst.
Versicherungen
Unfälle oder Schäden lassen sich nie ganz ausschließen. Deshalb ist ein passender Versicherungsschutz (ARAG Reiseversicherung Vereine) unverzichtbar.
Haftpflichtversicherung: Wenn durch das Handeln des Vereins oder eines Teamers ein Schaden entsteht.
Unfallversicherung: Schützt die Teilnehmenden, falls etwas passiert.
Zusatzversicherungen: z. B. Auslandsreisekrankenversicherung, Gepäckversicherung
Einverständniserklärungen
Einige Punkte müssen von den Eltern schriftlich erlauben werden:
Fotos & Videos: Für die Öffentlichkeitsarbeit ist eine Einwilligung nach DSGVO erforderlich.
Medizinische Informationen: Angaben zu Allergien, Erkrankungen und Medikamenten sollten vorab eingeholt werden. Eltern können zusätzlich ihr Einverständnis zur Gabe weiterer Medikamente oder zum Entfernen von Zecken geben.
Schwimmerlaubnis: Gerade bei Ausflügen an See, Meer oder Schwimmbad ist eine klare Erlaubnis entscheidend, um Risiken einschätzen zu können.
Aufsichtspflicht
Die Aufsichtspflicht bedeutet, dass die Teamer dafür zu sorgen haben, dass die Teilnehmenden keinen Schaden erleiden und auch anderen keinen Schaden zufügen. Es wird dabei keine „lückenlose Kontrolle“ verlangt, wohl aber eine ständige Aufmerksamkeit, angepasst an Alter und Situation. Für die Praxis heißt das, dass kleine Kinder eine engere Begleitung als ältere Jugendliche benötigen. Wichtig sind dafür klare Absprachen im Team, wer wann welche Gruppe im Blick hat.
Datenschutz
Der Verein sowie die Teamer müssen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. Das betrifft vor allem die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in Form von Teilnehmerlisten, Notfallnummern und Gesundheitsdaten. Alle Daten dürfen nur zweckgebunden genutzt und müssen sicher aufbewahrt und nach Abschluss der Freizeit vernichtet werden.
Erste Hilfe
Mindestens eine Person im Team sollte eine aktuelle Erste-Hilfe-Ausbildung besitzen. Zudem ist es hilfreich, wenn Eltern ihr Einverständnis zur Verabreichung einfacher Mittel wie Wundsalbe oder Salben gegen Insektenstiche und Hautreizungen geben. Ein Notfallplan mit Kontaktdaten von Rettungsdienst, nächstem Krankenhaus und Notfallnummern sollte ausgearbeitet sein.
Finanzierung
Jede Ferienfreizeit ist auch ein enormes finanzielles Projekt. Neben den Teilnahmebeiträgen können auch Fördermittel, Zuschüsse von Kommunen oder den Kreisen sowie Spenden und Sponsoring eingebunden werden. Dabei sind eine transparente Kalkulation und eine klare Kommunikation mit den Eltern wichtig. Bei der Verwendung von Fördermitteln müssen alle Ausgaben und Einnahmen sauber dokumentiert werden, um gegenüber Fördermittelgebern abrechnen zu können.
