Interne Vereinskommunikation – Schwerpunkt Vereinsjugend

Wichtiger als die externe Vereinskommunikation ist die interne Vereinskommunikation, sprich die Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern, sowie mit den haupt-, neben- und ehrenamtlichen Funktionsträger*innen im Verein. Denn informierte und zufriedene Mitglieder nehmen die Angebote des Vereins wahr, unterstützen somit den Verein bei der Erfüllung seiner Aufgaben und werben neue Vereinsmitglieder.

Warum kommuniziere ich?

Mach dir Gedanken, was du mit der internen Vereinskommunikation erreichen willst! Bei den sportlichen und außersportlichen Aktivitäten des Vereins, wie z.B. Trainings, Wettkämpfe, Vereinsfeste und Ausflüge, sollen Teilnehmer*innen und Helfer*innen dabei sein. Verschiedene Ansprechpartner*innen, z.B. für Nachhaltigkeit oder Schutz vor Gewalt, müssen im Verein bekannt sein und benötigen Unterstützung bei ihren Projekten. Wenn du regelmäßig darüber informierst, was die Vereinsjugend macht und welche Möglichkeiten es gibt, sich zu engagieren und mitzuarbeiten, dann ist es einfacher, Gremien nachzubesetzen.

Was kommuniziere ich?

Die Vereinsjugend kann darüber informieren, wer z.B. im J-Team, im Jugendausschuss oder im Jugendvorstand ist und welche Aufgaben die Mitglieder haben. In der Jugendordnung stehen oftmals verschiedene Aufgaben der Vereinsjugend, die sie erfüllen möchte. Wenn noch keine Jugendordnung vorhanden ist, dann stehen in der Satzung des Vereins zahlreiche Aufgaben und Ziele, die sich der Verein gesetzt hat und die nicht unbedingt alle etwas mit Sport gemein haben. Um die Aufgaben der Jugendordnung und der Vereinssatzung zu erfüllen, hilft die interne Kommunikation.

Ideen:

• Informiere rechtzeitig über Wettkämpfe, Vereinsfeste und Ausflüge, um Teilnehmer*innen und Helfer*innen zu akquirieren!
• Stelle die Mitglieder und ihre Aufgaben im Jugendausschuss und/oder im J-Team vor!
• Stelle die Aufgaben vor, die in der Jugendordnung oder in der Vereinssatzung stehen!

Die Mitglieder wollen über die Geschehnisse im Verein informiert werden. Die Informationen zur Mitgliederversammlung und zum Vereinsfest, sowie die aktuellen Trainingszeiten, -orte und -ausfälle sind genauso wichtig wie die Möglichkeiten, sich als Übungsleiter*in, Wettkampfrichter*in oder Funktionär*in aus- und fortzubilden.

Wie kommuniziere ich?

Verschaffe dir zuerst einen Überblick, welche Kommunikationsmittel der Verein bereits für die interne Kommunikation nutzt! Medien, wie z.B. Plakate, die für die externe Kommunikation gedacht sind, helfen auch der internen Vereinskommunikation, da sie die Mitglieder ebenfalls auf bestimmte Ereignisse aufmerksam machen.

Kommunikationsmittel für die interne Vereinskommunikation:

Auch Berichte, Jugend- und Mitgliederversammlungen, sowie Informations- und Aktionsstände dienen der internen Vereinskommunikation. Kommuniziere auf unterschiedlichen Wegen, damit du möglichst viele Vereinsmitglieder erreichst! Halte die Informationen kurz und übersichtlich! Nutze QR-Codes und kurze URL-Weiterleitungen, um Interessierte direkt auf die entsprechenden Landing Pages des Vereins zu leiten, wo du detailliertere Informationen veröffentlichen kannst!

Instagram, Facebook und TikTok sind die beliebtesten Social-Media-Kanäle[2]. Auch wenn die Mitglieder der Vereinsjugend selbst nicht mehr auf Facebook sind, lohnt es sich, die Beiträge auf Instagram automatisch auch auf Facebook zu teilen und dort die Nachrichten regelmäßig zu beantworten. Eltern, Übungsleiter*innen, Wettkampfrichter*innen und Funktionär*innen sind regelmäßig auf Facebook. Stimme dich mit dem/der Pressewart*in des Vereins ab, ob die Vereinsjugend einen eigenen Account benötigt oder die Infos auf dem Account des Vereins veröffentlicht!

Bei WhatsApp kannst du für allgemeine Informationen, die schnell an viele Mitglieder kommuniziert werden sollen, z.B. einen Broadcast, den Status oder Kanäle nutzen. Lege verschiedene WhatsApp-Gruppen für z.B. die Übungsleiter*innen, die Wettkampfrichter*innen und verschiedene Mannschaften an! Hol dir das optionale Einverständnis der Aufnahme in verschiedene WhatsApp-Gruppen ggf. mit Hilfe des Mitgliedsformulars oder einer Datenschutzerklärung. Um die Daten der Mitglieder besser zu schützen, lohnt es sich, für die WhatsApp-Kommunikation ein eigenes (altes) Smartphone zu nutzen. Viele Vereine nutzen für die interne Kommunikation auch eine Vereins-App.

Welcher Bilder darf ich verwenden?

Nutze am besten Fotos der LSB-Bilddatenbank oder Bilder, die du selbst gemacht hast! Hole dir das Einverständnis der auf dem Foto abgebildeten Personen[3]! Wenn Kinder und Jugendliche abgebildet sind, dann hole dir auch das Einverständnis der Sorgeberechtigten! Achtung: Manchmal wird der Verein bei Bildern oder Posts verlinkt – informiere dich über die Urheber- und Bildrechte, bevor du die Verlinkung annimmst! Vielleicht gibt es kreative Köpfe in deinem Verein, die gerne Zeichnungen oder Grafiken anfertigen.

Wo bekomme ich Unterstützung?

Nutze Förderprojekte, wie z.B. die J-Team-Förderung oder “Zeig dein Profil“, um die Öffentlichkeitsarbeit in deinem Verein voranzutreiben! Denke bei Bewerbungen für Förderprogramme, wie z.B. beim Landesprogramm 1.000 x 1.000 die Öffentlichkeitsarbeit immer mit! Sieh dir die Kommunikationsmittel der Sportjugend NRW und des Landessportbundes NRW, wie z.B. die Social-Media-Accounts, das Magazin und den Newsletter genau an und hol dir Inspirationen! Mit dem Qualifizierungsangebot „Referent*in Öffentlichkeitsarbeit“ lernst du die richtigen Kommunikationsinstrumente gezielt einzusetzen, um die Präsenz deines Vereins zu erhöhen.