Erstgespräche mit Ehrenamtlichen

Bei einem ersten Gespräch mit interessierten neuen Ehrenamtlichen findet das beidseitige Kennenlernen statt. Es wird ausgelotet, ob und wie Erwartungen und Interessen der Ehrenamtlichen und des Sportvereins zusammenpassen. Von der Vereinsseite her sollte der*die Ehrenamtsmanager*in dieses Erstgespräch führen, aber auch weitere Funktionäre des Vereins sind insbesondere wegen der fachlichen Kompetenzen als weitere Gesprächsteilnehmer*innen willkommen.

Es ist hilfreich, das Erstgespräch im Vorfeld zu planen und zu strukturieren. Auch konkrete Fragen können im Vorfeld notiert werden:

Inhaltlich:

Informationen zur Person kennen
Aufgabenprofile/Bedarfe des Sportvereins kennen
Rahmenbedingungen für Tätigkeit abklären/abstimmen
Informationen zum Verein zusammentragen, ggf. Ehrenkodex bereitlegen
Wenn Geschäftsstelle und/oder vereinseigene Räumlichkeiten vorhanden: Führung durch die Geschäftsstelle / das Vereinsgelände einplanen und abstimmen
bei Bedarf weitere Vorstandsmitglieder zum Gespräch einladen und eingeladene Engagementinteressierte darüber informieren
Gesprächsleitfaden / Checkliste erstellen

Organisatorisch:

Ort festlegen
Zeitpunkt und Dauer des Gespräches festlegen (Zeitraum)
Getränke bereitstellen

Einstiegsphase:

Aufbau einer angenehmen Gesprächsatmosphäre/Warming-Up
Begrüßung
Eigene Person vorstellen
Gesprächsanlass klären:
Um welche ehrenamtliche Tätigkeit geht es?
Wie davon erfahren, mit wem darüber gesprochen?

Erstgespräch:

Verein vorstellen, Funktionäre, Organigramm, Struktur, Abteilungen etc.
Fragen an Engagierte*n
- Wer bist Du
- Was machst Du
- Motivation für Ehrenamt
- Was ist Dir wichtig
- Welche Erfahrungen bringst Du mit
- Vorhandene bzw. notwendige Qualifizierung
Einsatzbereiche und Aufgabenprofile vorstellen
Konkrete Rahmenbedingungen
Anerkennungskultur vorstellen
Weitere Fragen zulassen

Schlussphase:

Besprochenes zusammenfassen
Weiteres Vorgehen besprechen (Telefonat, Ehrenkodex & Erklärung zur persönlichen Einigung nach SGB VIII § 72a mitgeben, Einladung zum Schnupper-Termin/Probearbeiten)
Ggf. weitere/n Ansprechpartner*in aus dem Verein benennen und diese/n darüber informieren
Dank fürs Kommen und bei Einigung für die Bereitschaft zur Mitarbeit aussprechen

Selbstkritische Reflexion von Ablauf und Ergebnis
Wichtigste Inhalte in einer Gesprächsnotiz festhalten
die nächsten Schritte notieren und einen Erinnerungstermin im Kalender eintragen

Eine Checkliste und Notizen vom Gespräch mit den wichtigsten Punkten sind ideal, damit im Nachhinein keine Informationen verloren gehen.