Überblick - Aufgaben eines Vereinsvorstandes

Der Vorstand eines Vereins hat zahlreiche und umfangreiche Aufgaben in seiner Verantwortung. Die unten folgende Darstellung zeigt einen Überblick dieser beeindruckenden Anzahl von Vereinsaufgaben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Vorstand alle diese Aufgaben "alleine" erledigen muss. In der Praxis zeigt sich, dass eine sinnvolle Verteilung aller Vereinsaufgaben auf vielen Schultern die Motivation der Mitarbeiter und Mitglieder zum Mitmachen stärkt und dauerhaft sichern kann.

Stellen Sie daher für die Verteilung der Aufgaben folgende Fragen und formulieren Sie auch die Antworten schriftlich:

1. Welche Aufgaben fallen in unserem Verein genau an?
2. Wie lassen sich diese Aufgaben sinnvoll bündeln und strukturieren? (Aufgabenpakete nicht so groß bündeln!)
3. Wer im Vorstand muss bestimmte Aufgaben übernehmen, weil es die Satzung und die Verantwortlichkeit so vorsieht?
4. Wer kann außerhalb des Vorstandes welche Aufgaben übernehmen? Wer spricht diese Personen an?
5. Welche Aufgaben müssen ggf. von einem Externen übernommen werden?
6. Was muss bis wann von wem erledigt werden?

Aufgaben eines Vereinsvorstandes nach Themen (Beispiele):

Strategische Arbeit/Vereinsentwicklung

• Leitung des Gesamtvereins
• Planung und Steuerung der Gesamtentwicklung
• Festlegung der Richtlinien und Zielsetzungen
• Vertretung gegenüber Sportorganisationen und Stellen der öffentlichen Hand
• Repräsentation des Vereins nach innen und außen (einschließlich Ehrungen und Kontaktpflege)
• Kontrolle und Durchführung der Beschlüsse der Vereinsgremien
• Kooperationen: Andere Vereine, Schulen, Verbände/SSB/KSB, Bildungswerk und andere Träger von Weiterbildung, Sozialversicherungsträger
• Organisation des Vereins/Gesamtstruktur
• Regelung der internen Geschäftsabläufe (Geschäftsverteilung, Aktenplan, Post, Einkauf u.a.) usw.

Recht/Versicherungen

• Satzung und Ordnungen (Geschäftsordnung, Finanzordnung, Jugendordnung u.a.)
• Vertretungs- und Haftungsfragen
• Abschluss von Versicherungsverträgen
• Pflege (Beiträge, Prämien, Abwicklung)
• Sporthilfeversicherungsverträge
• gesetzliche Unfallversicherung (VBG)

Mitarbeiter

• Einsatz, Honorierung, Verträge
• Einstellung/Kündigung
• Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibungen
• Arbeits- und tarifrechtliche Fragen
• Budgetplanung
• Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter, ABM/ZDL, freiwilliges soziales Jahr
• Gewinnung und Betreuung ehrenamtlicher Mitarbeiter

Sporträume und Umwelt

• Entwicklung, Planung, Umsetzung, Belegung, Kontrolle

Allgemeine Verwaltung

• Mitgliederbetreuung
• Beratung von Interessenten
• Bearbeitung von Aufnahmeanträgen (Mitgliederliste, Statistik, Ausweis, Zuweisung zur Abteilung)
• Betreuung der Mitglieder (Information, Angebot, Mitgliederpflege, Adressenpflege)
• Vereinsarchiv: Auswertung von Unterlagen, Dokumenten, Niederschriften, Fotos, Filmen und Wettkämpfen, Archivierung, Erstellung von Chroniken

Marketing & Öffentlichkeitsarbeit

• Vereins-, Markt-, Umfeld, Nachfrager- und Konsumentenanalyse
• Zielgruppenanalyse
• Allgemein: Produkt-, Vertriebs-, Preis-, Kommunikationspolitik 
• insbesondere: Werbung, Veranstaltungen, Pressearbeit, Vereinszeitung, Internet

Finanzen & Steuern

• Haushalt, Kontrolle (Soll-/Ist-Vergleich)
• Kontenplan und Kostenstellenplan: Berücksichtigung der Erfordernisse nach den drei Geschäftsbereichen: ideeller Bereich, Zweckbetrieb, Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
• Führung der Vereinsbuchhaltung: Auftragswesen, Rechnungswesen (Kontrolle und Ausweisung), Kassenwesen (einschließl. Nebenkassen), betriebswirtschaftliche Auswertung
• Zusammenarbeit mit dem Finanzamt, ggf. Steuerberater
• Beiträge und Gebühren
• Sicherung der Liquidität :Geldanlage, Darlehn/Kredite, Sponsoren/Spenden
• Vermögensverwaltung: Verwaltung von Liegenschaften, Verpachtung, Vermietung eigener Anlagen, Instandsetzung, Wartung, Reinigung, usw.
• Förderungsmaßnahmen aller Art: Zuschussanträge an öffentliche Hände und Verbände (Sportgeräte, Übungs-, Organisations- und Jugendleiterzuschüsse, ABM), 
• Verwendungsnachweise
• Beitrags- und Mahnwesen: Rechnungen, Eingangsbuchungen, Beitragslisten, Mahnungen

Jugendarbeit

• Gleichrangige Förderung der sportlichen und außersportlichen Jugendarbeit
• Intensivierung der Mitarbeitergewinnung
• Umsetzung einer zukunftsorientierten Jugendarbeit, die sich an den Bedürfnissen und Interessen der Jugendlichen orientiert.
• Beschäftigung mit allen jugendpolitisch relevanten Fragestellung in ihrer Auswirkung auf Jugendliche, insbesondere in den Bereichen Familie/Schule/Beruf, Umwelt, Frieden