Sponsorenbesprechung

Sponsorengespräche - Das Fundament für eine starke Partnerschaft

Regelmäßige Sponsorenbesprechungen (z.B. 1 x im Quartal oder rund um ein gesponsertes Event) haben sich in der Praxis bewährt. Die Besprechungen können mit einem Sponsor oder mehreren Sponsoren gleichzeitig geführt werden.

Die Häufigkeit und der Umfang richten sich nach dem Abstimmungsbedarf. Je bedeutender das Projekt, umso öfter wird in der Regel gesprochen.

Sponsorenbesprechungen dienen dazu, über den Projektstand zu informieren, Einblicke zu geben und die Partner aktiv einzubinden. So lassen sich Kooperationen optimieren und neue Maßnahmen gemeinsam planen.

Bei Besprechungen mit einer Gruppe von Sponsoren lernen sich die Sponsoren untereinander kennen. Es werden die kommunikativen Maßnahmen der Sponsoren abgestimmt, z.B. bei einer Sportveranstaltung:

• die Platzierung der Werbebanden
• die Positionierung von Informationsständen bzw. Aktionsflächen der Sponsoren
• die Anordnung und Platzierung der Sponsorenlogos auf verschiedenen Werbeflächen (z.B. Sponsorenwand) und Drucksachen (z.B. Briefpapier, Plakate, Flyer)
• die Platzierungen von Anzeigen der Sponsoren im Programmheft
• die Promotionaktionen (z.B. Gewinnspiele, Verteilaktionen) verschiedener Sponsoren

die Social Media-Aktivitäten der Sponsoren rund um ihr Engagement 

Die Sponsorenbesprechung sorgt für Transparenz und Synergien. Alle ziehen an einem Strang.

Manchmal entstehen bei den Sponsorenbesprechungen Ideen für Kooperationen der Sponsoren  (Cross Promotions), z.B.:

• Gemeinsame Aktionen bei einem Event (z.B. Gewinnspiel, Infostand) 
• Gegenseitige Werbung (z.B. Hinweise auf Social Media)

Protokoll von Sponsorenbesprechung erstellen

Erstellen Sie ein Protokoll mit allen wichtigen Vereinbarungen. Nach Freigabe durch alle Beteiligten verschicken Sie die finale Version auch an Sponsoren, die eingeladen waren, aber nicht gekommen sind