Präsentationstermin beim potenziellen Sponsor

Punkten Sie mit einem souveränen Auftritt!

Ein Präsentationstermin beim potenziellen Sponsor kommt  zustande, wenn der Erstkontakt überzeugt hat. Das Gespräch mit dem Sponsor muss gut vorbereitet sein. Nur dann wird es ein Erfolg.

Wie bereitet man sich auf das Gespräch vor?

Informieren Sie sich über den potenziellen Sponsor! Informationen über das Unternehmen, dessen Produkte/Dienstleistungen, Werte/Philosophie, Unternehmensgeschichte, Unternehmenszielgruppen, aktuelle Werbeaussagen, Sponsoringleitlinien/-richtlinien und Sponsoringprojekte erhält man auf den Internetseiten des Unternehmens (Beispiel Adolf Würth GmbH & Co. KG), Social Media-Präsenzen, in Geschäftsberichten, Sponsoringberichten, Zeitungsartikeln sowie TV-Beiträgen.

Die recherchierten Informationen fließen in eine individuelle, auf den jeweiligen Sponsor zugeschnittene Präsentationsunterlage (inkl. Kooperationsangebot) ein. Diese kommt beim Gesprächstermin zum Einsatz.

Wichtig ist, dass Sie beim Gespräch den Nutzen einer Zusammenarbeit für den potenziellen Sponsor herausarbeiten! Weitere Tipps für den Gesprächstermin haben wir in einer Checkliste zusammengestellt.

Welcher Gesprächsablauf hat sich bewährt?

1. Aufwärm-/Kennenlernphase

• Schaffen Sie eine vertrauliche Atmosphäre. Bedanken Sie sich für die Einladung! Man stellt sich gegenseitig vor (inkl. Verantwortungsbereich). Fassen Sie den aktuellen Sachstand zusammen (Was ist bisher passiert?).

2. Präsentation

• Vorstellung des Sponsoringprojektes. Dauer max. 20-30 Minuten. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Aspekte. Die werblichen und sonstigen Leistungen sowie der Nutzen einer Zusammenarbeit für den Sponsor müssen kurz, prägnant und schlüssig aufgezeigt werden. Meistens müssen Sie im Nachgang Fragen beantworten.

3. Konkretisierung der Vorstellungen von Sponsor und Sportverein

• Die Vorstellungen von Sponsor und Sportverein zur geplanten Kooperation werden präzisiert. In der Regel wird das Kooperationsangebot nach dem Gespräch überarbeitet und noch gezielter auf die Bedürfnisse des Sponsors zugeschnitten. Konkrete Vertragsverhandlungen sind beim ersten Termin die Ausnahme. Meist wird dafür ein Folgetermin vereinbart.

4. Gesprächsprotokoll

• Nach dem Gespräch wird ein Protokoll erstellt, das die wichtigsten Eckpunkte der geplanten Zusammenarbeit festhält. In der Regel übernimmt der Sportverein die Erstellung. Nach Abstimmung mit dem Sponsor, erhalten beide eine finale Fassung.

Was ist bei der Präsentationsunterlage zu beachten?

Für alle Gesprächsteilnehmer*innen sollte ein Handout (mit den wichtigsten Informationen bereitliegen. Nehmen Sie ausreichend Exemplare mit.. Es kann vorkommen, dass mehr Vertreter*innen des Sponsors erscheinen als angekündigt.

Setzen Sie auf moderne Präsentationstechniken. Eine Computerpräsentation (z.B. mit PowerPoint von Microsoft, Google Slides, PREZI,  Slidedog, Zoho Show) ist eine gute Wahl.

Wenn zwei Vereinsvertreter*innen präsentieren, ist das ideal. Beide wechseln sich während der Präsentation ab. Das erhöht die Aufmerksamkeit bei den Zuhörenden. Multimediale Präsentationen, also die Kombination von Computerfolien, Videos, Handouts sorgen für besondere Aufmerksamkeit.

Man sollte seine Präsentationsfolien nicht mit Infos überfrachten. Maximal sechs Zeilen Text in großer Schrift (am besten Spiegelstriche), eine graphische Darstellung (Tabelle) oder ein bis drei Fotos pro Seite reichen!