Sponsoringkoordinator*in

Welche Aufgaben? Warum wichtig?

Ein*e Sponsoringkoordinator*in verantwortet (koordiniert) den Sponsoringbereich im Sportverein.

Aufgaben einer Sponsoringkoordinatorin/eines Sponsoringkoordinators

1. Strategisches Sponsoring-Management

• Erstellung und Pflege der Sponsoringstrategie des Vereins (Sponsoringleitlinien, Sponsoringziele, Sponsoringangebote/-pakete inklusive Leistungen und Gegenleistungen, Sponsorenstruktur)
• Optional: Erstellung und Pflege einer Geschäftsordnung „Sponsoring“

2. Sponsorenakquisition

• Identifikation/Auswahl potenzieller Sponsoren
• Erstellung von individuellen Sponsoringangeboten
• Kontaktaufnahme mit Sponsoren
• Durchführung von Präsentationsterminen
• Vertragsverhandlungen und Koordination der Vertragserstellung
• Umsetzung vertraglich vereinbarter Leistungen
• Regelmäßige Kommunikation/regelmäßiger Austausch mit den Sponsoren
• Organisation von Sponsorentreffen
• Redaktionelle Verantwortung Sponsoren-Newsletter
• Vertragsverlängerungen

3. Aktivierung des Sponsorings (mediale Integration sicherstellen)

• Bekanntmachung der Sponsoringkooperation in Vereinsmedien- und externen Medien
• Einbindung der Sponsoren auf den Social Media-Kanälen des Vereins
• Integration der Sponsoren in weiteren Vereinsmedien (Website, Newsletter, App, Podcast)
• Durchführung/Koordination VIP-Hospitality-Maßnahmen

5. Organisation und Verwaltung

• Gesamtverantwortung für den Bereich Sponsoring (Leitung des Ressorts)
• Budgetplanung
• Kostenkontrolle (Controlling)
• Einnahmenverwaltung
• Dokumentation der Sponsorenverträge
• Zusammenarbeit mit den Vereinsabteilungen (bei Mehrspartenverein)

6. Sponsoring-Marktforschung

• Marktbeobachtung/-analyse (welche Trends gibt es und wie sind diese beim Sponsoring zu berücksichtigen?)
• Durchführung Sponsoring-Erfolgskontrollen
• Dokumentation umgesetzter Sponsoringmaßnahmen

7. Schnittstellenmanagement (vereinsintern und & vereinsextern)

• Vertretung des Sponsoring-Bereichs/Ressorts in Präsidiums-/Geschäftsführungssitzungen (Berichterstattung, Erstellung Entscheidungsvorlagen für den Sponsoringbereich)
• Bindeglied zu/Abstimmung mit anderen Ressorts/Bereichen (z.B. Öffentlichkeitsarbeit)
• Teilnahme an Netzwerkveranstaltungen (der Kommune, der IHK etc.), bei denen Kontakte zu (potenziellen) Sponsoren geknüpft/gepflegt werden können
• Ansprechpartner*in für Sponsoren, Kooperationspartner, Medienpartner
• Ansprechpartner*in für Agenturen und Werbemittelproduzenten (Umsetzung Werbemaßnahmen)

Welche Expertise und Fähigkeiten sind hilfreich als Sponsoringkoordinator*in?

• Marketing-/Sponsoringkenntnisse
• Kommunikationsstärke
• Konzeptionelles Know-how
• Präsentationsfähigkeit
• Eigeninitiative
• Offenheit (Fähigkeit zum Netzwerken)
• Kreativität 
• Verhandlungsgeschick
• Zuverlässigkeit
• Dienstleistungsorientierung

So wird die Arbeit der Sponsoringkoordinatorin/des Sponsoringkoordinators zum Erfolg

• Nur ein*e Ansprechpartner*in für Sponsoren (plus 1 Vertretung)
• Professionalität (siehe Expertise/Fähigkeiten Sponsoringkoordinator*in)
• Kontinuierliche Kontaktpflege mit den Sponsoren ohne aufdringlich zu sein
• Eigeninitiativ Ideen zur Weiterentwicklung einer Sponsoringpartnerschaft entwickeln (dabei immer im Fokus haben: Was sind die möglichen Mehrwerte für den Sponsor?)