Dokumentation umgesetzter Maßnahmen

Mit Dokumentationsmappe Sponsoren beeindrucken

Stellen Sie Ihren wichtigsten Sponsoren einmal pro Jahr oder am Ende eines Sponsoringprojektes (z.B. einer Veranstaltung) eine (digitale) Dokumentationsmappe zur Verfügung.

Welche Informationen können in eine Dokumentationsmappe integriert werden? 

• Belegexemplare sämtlicher Drucksachen (Flyer, Eintrittskarten, Programmheft, Plakate etc.), die vom Sportverein im Rahmen des Sponsoringprojektes erstellt wurden (inkl. Informationen zur Auflagenhöhe) und in denen der Sponsor dargestellt wurde (z.B. Logoeinbindung, Namensnennung)
• Informationen zu den Besucher*innen und Teilnehmer*innen einer Veranstaltung oder zur Entwicklung der Mitgliederzahlen (z.B. Anzahl, Altersstruktur und Geschlechterverteilung)
• Informationen zur erreichten Medienresonanz (in welchen Medien wurde wann über das Sponsoringprojekt mit welcher Resonanz berichtet?):
  • Social Media (Soziale Netzwerke, Blogs, Microblogs): Anzahl der Fans, Follower*innen und der Interaktionen (Likes, Kommentare, Teilen)
  • Onlinemedien (Internetseiten, Onlineportale): Anzahl der Besucher*innen bzw. Seitenaufrufe 
  • Printmedien: Verbreitete Auflage, Anzahl der Leser*innen (Reichweite/Kontakte) 
  • Streamingdienste: Abonnent*innen, Einschaltquoten 
  • Fernsehen: Einschaltquoten/Anzahl der Zuschauer*innen
  • Hörfunk: Einschaltquoten/Anzahl der Hörer*innen
  • App: Anzahl der Nutzer*innen
• Dokumentation der Artikel, Beiträge, in denen über das Sponsoringprojekt berichtet und der Sponsor in Text und Bild genannt wurde
  • Social Media: Bildschirmfoto/Screenshot des entsprechenden Artikels
  • Onlinemedien: Screenshots der Berichte
  • Printmedien: Ausschnitte der Berichte (heutzutage zumeist in digitaler Form)
  • Streamingdienste: Bildschirmfoto
  • Fernsehen: Screenshot
  • Hörfunk: Mitschnitt 
  • App: Bildschirmfotos
• Fotos von umgesetzten Werbemaßnahmen (z.B. Werbebanden, Sponsorenwand, Fahnen), Screenshots von Online-Werbung (z.B. Bannerwerbung auf Internetseiten, Werbung auf Social Media-Präsenzen) sowie weiteren Maßnahmen, bei denen der Sponsor eingebunden wurde (z.B. Messe-/Infornationsstand, Produktpräsentationen, Mitmachaktionen, Promotion-Teams, Siegerehrung durch eine*n Sponsorenvertreter*in)
• Mediaplan, mit dem das Sponsoringprojekt beworben wurde: Wann und in welchen Medien wurden Anzeigen platziert?:
• Fotos von Sponsorenvertreter*innen bzw. -gästen bei der von ihnen gesponserten Veranstaltung
• Filmaufnahmen von der Veranstaltung (Wettkampf, Rahmenprogramm )
• Dokumentation von umgesetzten PR-Maßnahmen (Pressemitteilungen, Pressekonferenzen, PR-Texte im Internet, Pressemappen, Newsletter an Vereinsmitglieder, Social Media-Posts etc.)
• Ergebnisse einer bei der Veranstaltung durchgeführten Zuschauer*innenbefragung

Der Verein dokumentiert damit dem Sponsor die vertragsgemäße Umsetzung seiner Leistungen.  Der Verein kann die Unterlagen für die vereinseigene Dokumentation nutzen.