Veranstaltungsort festlegen

Erfolgsfaktor Veranstaltungsort

Der Auswahl des Veranstaltungsortes ist besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Der Veranstaltungsort ist ein zentraler Planungsbereich im Veranstaltungsmanagement. 

Nicht jeder Veranstaltungsraum eignet sich für jede Veranstaltung. Platzangebot, Infrastruktur, Gastronomie, Akustik, Lichtverhältnisse und Ambiente sind bei der Auswahl des Veranstaltungsortes zu berücksichtigen. Auch die Art der Veranstaltung (Sportveranstaltung, Mitgliederversammlung, Trainingsangebot, gesellige Veranstaltung, Sponsorentreffen etc.) hat Einfluss auf den Veranstaltungsort.

Oft gibt es konkrete Vorgaben, die bei der Auswahl des Veranstaltungsortes zu berücksichtigen  sind. Sportverbände haben z.B. Anforderungsprofile (Verlinkung folgt) erstellt, die Veranstaltungsorte zu erfüllen haben.

Als Sportverein sollte man unabhängig vom Veranstaltungstyp prüfen, ob man auf vereinseigene Räumlichkeiten zurückgreifen kann. Wenn dies nicht der Fall ist, kann man auch externe Locations nutzen (öffentliche Anlagen, Räume eines Sponsors oder Vereinsmitgliedes etc.). Hier fallen jedoch in aller Regel zusätzliche Kosten an (z.B. Mietkosten für den Veranstaltungsraum).     

Unabhängig vom Veranstaltungstyp, und ob es sich um einen vereinseigenen bzw. externen Veranstaltungsort handelt, sollte man immer prüfen:

• Verfügbarkeit: Stehen der Veranstaltungsraum zum gewünschten Termin zur Verfügung?
• Raumkapazität: Entspricht der Veranstaltungsraum den erforderlichen Kapazitäten (z.B. Besucher*innen -, Zuschauer*innen-, Teilnehmer*innenzahl)?
• Ausstattung: Sind die erforderlichen Geräte, technischen und sanitären Einrichtungen vorhanden?
• Infrastruktur: Wie ist die Erreichbarkeit der Veranstaltungsortes für Teilnehmer*innen, Besucher*innen, Zuschauer*innen (sind „kurze Wege“ sichergestellt? Gibt es eine gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Fahrrad?) und wie sind die Parkplatzkapazitäten?  
• Störungsfreiheit: Kann ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung gewährleistet werden? (keine Lärmbelästigung von bzw. Verkehrsbeeinträchtigungen für Anwohner*innen)

Darüber hinaus gibt es viele weitere Faktoren, die Einfluss auf die Auswahl des Veranstaltungsortes haben. Hierzu gehören die Veranstaltungszielgruppen, die Veranstaltungsziele, das zur Verfügung stehende Veranstaltungsbudget bzw. der Veranstaltungstyp. Z.B. sind folgende Fragestellungen zu klären:    

• Welche Kosten entstehen, wenn ich eine vereinsexterne Location nutze? Können die Kosten durch entsprechende Einnahmen oder vorhandene Eigenmittel finanziert werden?
• Kann man die geforderten Unterbringungsmöglichkeiten für Teilnehmer*innen, Offizielle, Zuschauer*innen erfüllen?
• Kann das Catering in der gewünschten Form sichergestellt werden?
• Können spezielle Angebote für Kleinkinder (z.B. deren Betreuung) gewährleistet werden?
• Ist eine Schlechtwettervariante umsetzbar?  

WICHTIG!

Schauen Sie sich in jedem Fall den Veranstaltungsort vor der Auswahl an! Es reicht nicht aus, eine Veranstaltungsstätte vom „Hörensagen“ zu kennen. Bei einer Vorortbesichtigung kann man prüfen, ob der Veranstaltungsort tatsächlich geeignet ist.

Beginnen Sie rechtzeitig mit den Planungen! Manchmal sind Räume Monate im Voraus ausgebucht.