VIP-Maßnahmen:

Schaffen Sie eine Wohlfühloase für Ihre Sponsoren

Zur adäquaten Betreuung der Vereinssponsoren gehört, deren Vertreter*innen (z.B. Geschäftsführer*in, Marketingleiter*in oder Sponsoringkoordinator*in) zu wichtigen Vereinsveranstaltungen einzuladen. Dabei ist eine angenehme, exklusive, persönliche Atmosphäre zu schaffen. Die Veranstaltungen können Sportveranstaltungen (z.B. Turniere bzw. Meisterschaftsspiele) oder andere Vereinsveranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Saisonabschlussfeier oder Jahreshauptversammlung) sein.

Mit der Einladung zeigt der Sportverein seine Wertschätzung gegenüber dem Sponsor und seinen Vertreter*innen. So können diese am Vereinsgeschehen teilhaben und die Umsetzung von vereinbarten Sponsoringmaßnahmen live erleben. Vor allem ist die Einladung  ein Dankeschön für die Unterstützung.

Die Einladung von Sponsorvertreter*innen zu einer vom Unternehmen gesponserten Veranstaltung ist unverzichtbar!

Sponsorenvertreter*innen können auch zu Vereinsveranstaltungen eingeladen werden, die sie nicht unterstützen. Nimmt der Sponsor die Einladung wahr, kann der Verein den Sponsor über die Sponsoringmöglichkeiten bei dieser Veranstaltung informieren.

a.) Einladung zu einer VIP-Maßnahme:

Die Einladung sollte möglichst schriftlich erfolgen und unbedingt von der ranghöchsten Vertreterin oder dem ranghöchsten Vertreter des Vereins (z.B. Vereinsvorsitzende*r) sowie der direkten Ansprechpartnerin oder dem direkten Ansprechpartner des Sponsors (z.B. Sponsoringkoordinator*in, Ressortleiter*in Sponsoring) unterschrieben sein. Dem Einladungsschreiben sollten Informationsmaterialien zur Veranstaltung (z.B. Programmübersicht) sowie ein Antwortformular (auch als Link integrierbar) beigefügt werden.

b.) Abwicklung der VIP-Maßnahme:

Während der Veranstaltung muss eine adäquate Betreuung der Sponsorengäste sichergestellt sein.

Zum Leistungsumfang von VIP-Hospitalitymaßnahmen gehören

• Ein VIP-Parkplatz in oder nahe der Veranstaltungsstätte. Bei Schlechtwetter sollten Begleitpersonen mit Regenschirm am Parkplatz auf die Gäste warten)
• Ein Top-Sitzplatz (gut ausgeschildert, besonders gekennzeichnet und reserviert)
• Ein Schalter am Eingang der Veranstaltungsstätte, an dem die Ehrengäste in Empfang genommen werden und ggf. ein VIP-Bändchen erhalten
• Eine freundliche Begrüßung der Gäste durch die Mitarbeiter*innen am Empfang oder eine*n wichtige*n Vereinsvertreter*in (z.B. Vereinspräsident*in oder Referatsleiter*in Sponsoring)
• Ein speziell eingerichteter VIP-Bereich inkl. Bewirtung in einer behaglichen Atmosphäre (z.B. durch einen vom Verein beauftragten Caterer). Im VIP-Bereich können Unternehmenstische (gekennzeichnet mit Unternehmensfahne/-logo) platziert werden. Auch ein eigener VIP-Raum für einen Sponsor kann bei Bedarf eingerichtet werden. Für ausreichend Service-Personal ist zu sorgen.
• Eine Garderobe mit genug Personal, um lange Wartezeiten zu verhindern)
• Eine Möglichkeit zum Gespräch mit bestehenden und potenziellen Geschäftsfreunden des Sponsors schaffen. Dafür lädt der Sportverein interessante Gesprächspartner ein (z.B. Politiker*innen, Journalist*innen, Unternehmer*innen, Vertreter*innen der Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer, Kirchen usw.) 
• Ein Bereich zum Meet & Greet mit Sportler*innen (z.B. Sportler*innen geben nach der Veranstaltung im VIP-Bereich Autogramme, stehen für persönliche Gespräche und Fotos zur Verfügung oder nehmen an Gesprächsrunden teil)

Beispiele Hospitality-Maßnahmen/Pakete von Sportvereinen

• TSV Hannover-Burgdorf
• FC Schalke 04
• 1. FC Heidenheim