Sponsorenverwaltung

Digitales, cloudbasiertes Sponsoring-Management im Sportverein!

Schluss mit „Excel-Chaos“, Zettelwirtschaft und nicht-digitalem Verwaltungsfrust. Digitale, cloudbasierte Vereinsportale machen das Leben leichter, auch beim Sponsoring.

In einem digitalen Vereinsportal erfolgt eine einheitliche Datenerfassung und -speicherung. Das Sponsoring-Wissen des Sportvereins wird dort zentral verwaltet. Es geht nichts verloren.

Ein digitales Vereinsportal ist sehr hilfreich. Es erleichtert die Arbeit und spart Zeit und Nerven, wenn man jederzeit und von überall per Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop-PC als Sponsoringverantwortliche*r auf alle für die Sponsorenakquisition und Sponsorenbetreuung wichtigen Informationen zugreifen kann.

Auf die gespeicherten Daten sollten alle für den Sponsoringbereich verantwortlichen Vereinsmitarbeiter *innen Zugriff haben.

Über digitale Vereinsportale lassen sich:

• Sponsorenkontakte erstellen und pflegen (Sponsorenverteiler)
• Sponsorenrechnungen erstellen und verschicken
• Mailings, Newsletter und Einladungen für Vereinsveranstaltungen an Sponsoren erstellen und versenden
• Zu- und Absagen (z.B. für ein Sponsorentreffen) erfassen
• Sponsoringangebote erstellen und verschicken

Folgende Informationen gehören in einen (digitalen) Sponsorenverteiler:

• Sponsorenname (Name der Firma)
• Unternehmensanschrift
• Internetadresse
• Social Media-Präsenzen
• Ansprechpartner*in beim Sponsor
• Position der Ansprechperson im Unternehmen (z.B. Geschäftsführer*in, Sponsoringleiter*in)
• Telefonnummer (Festnetz und Mobil), E-Mail-Adresse und LinkedIn/XING-Profil der Kontaktperson
• Geburtstag von wichtigen Unternehmensvertreter*innen (z.B. Geschäftsführer*in, Sponsoringleiter*in)
• Hobbys/Interessen von wichtigen Unternehmensvertreter*innen (Geschäftsführer*in etc.)
• Kontaktperson (Ansprechpartner*in) beim Verein für den Sponsor 
• Wie ist der Erstkontakt zustande gekommen/erfolgt? Gab es Türöffner*in? 
• Sonstiges: Wichtige Telefon- und Gesprächsnotizen, Protokolle von Sponsorenbesprechungen, Korrespondenz, Sponsoringzusagen und Gründe für Absagen, Werbeaussagen, Produkte/Dienstleistungen, Unternehmens-/ Sponsoringzielgruppen, Sponsoringziele des Sponsors, sonstige Sponsoringaktivitäten des Unternehmens, wichtige Termine, wie z.B. Vertragslaufzeit, Zahlungstermine und Optionen für Vertragsverlängerungen)
• Wichtig ist, dass der digitale Sponsorenverteiler fortlaufend gepflegt wird. Alle für die Sponsorenakquisition und -betreuung wichtigen Informationen sind kontinuierlich zu erfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass für jedes Unternehmen eine stets abrufbare Kontakthistorie vorliegt.
• Idealerweise ist gesamte Kontakthistorie für alle autorisierten Personen jederzeit einsehbar. Jede*r Berechtigte*r sollte sich einen Überblick verschaffen können, mit welchen Unternehmen der Sportverein in Kontakt steht oder stand und wie die Qualität des Kontakts aussieht.
• Aus der Kontakthistorie sollten auch alle nicht erfolgreichen Kontaktaufnahmen mit Sponsoren sowie Informationen von potenziellen Sponsoren hervorgehen.

Praxistipp

Recherchieren Sie Anbieter digitaler, cloudbasierter Vereinsportale mit dem Landessportbund-Vergleichsportal

Mit dem Vereinssoftware-Vergleich im Suchportal finden Sie den für Ihren Sportverein passenden Softwareanbieter (es wird ein erster Überblick erstellt).

Bei der Anbietersuche in der Kategorie „Sponsoring“ lassen sich folgende Anforderungen anklicken.

• Sponsoren erfassen
• Leistungen definieren
• Angebote erstellen
• Rechnungen erstellen

Das Portal zeigt Ihnen im Anschluss die passenden Anbieter an. In der Trefferliste führen Links zu den Homepages der jeweiligen Anbieter.