Bewertung des Projektverlaufs

Bilanz ziehen!

Nach der Veranstaltung sollten Sie Bilanz ziehen und dabei jede Phase der Veranstaltungsorganisation  betrachten.

Analysieren und bewerten Sie die fünf Phasen des Veranstaltungsmanagements:

• Analysephase 
• Konzeptionsphase 
• Vorbereitungsphase 
• Durchführungsphase 
• Nachbereitungsphase 

Ermitteln Sie, was in den einzelnen Phasen gut lief und wo es Weiterentwicklungspotenziale gibt!

Die folgenden Fragen helfen bei der Bewertung des Projektverlaufs: 

• Wie war der Ablauf-/Regieplan? Welche Abweichungen vom ursprünglichen sind aufgetreten?
• Warum ist es zu Abweichungen gekommen?
• Wann und warum wurden Termine überschritten?
• Wurde detailliert genug geplant?
• Wie sind die Veranstaltungsergebnisse zu bewerten?
• Was ist besonders gut gelungen?
• Wo lagen Schwachstellen und wie kann man diese zukünftig vermeiden?
• Welche Verbesserungen lassen sich bei der nächsten Veranstaltung umsetzen?
• Wo liegen Stärken/Schwächen im Personalbereich?
• Reichten die eingesetzten Personalkapazitäten?
• Wie war das fachliche Know-how der Mitarbeiter*innen? 
• Wie war der Erfahrungsstand der eingesetzten Personen? (erfahren, sehr erfahren oder unerfahren?)
• Wie war die Atmosphäre im Team?
• Gab es zwischenmenschliche Probleme, Antipathien?
• Wie war die Teamfähigkeit der Mitarbeiter*innen? (teamfähig, sehr teamfähig oder nicht teamfähig?)
• Wie hat sich das Team im Vergleich zur letzten Veranstaltung weitentwickelt?
• Traten Probleme im formellen Bereich auf? Wenn ja, welche?
• Gab es Führungs-, Kompetenz-, Arbeitsverteilungs-, Krisenmanagement- oder Kommunikations- probleme? Wenn ja, welche konkret?
• Wie hoch war die Mitarbeiter*innen-/Helfer*innenfluktuation?
• Konnten informelle Wege für das Projekt nutzbringend etabliert oder genutzt werden?
• Wie gut war die Zusammenarbeit zwischen/mit internen und externen Mitarbeiter*innen/Dienstleistern?
• Wie hoch waren die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben? Soll-Ist-Vergleich durchführen!
• Welche Faktoren haben zur Ausgabenüberschreitung bzw. zu geringeren Einnahmen als geplant geführt?
• Hätten die Ausgabenüberschreitungen durch eine bessere Planung verhindert werden können?
• Wie können zukünftig Kosten gesenkt und Einnahmen erhöht werden?
• Gab es Probleme beim Equipment?
• Worauf sind die Probleme im Bereich Technik, Geräte und Materialien zurückzuführen?
• Wie lassen sich zukünftig Probleme bei der Ausstattung/Ausrüstung vermeiden?