Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Sponsor per E-Mail

Schneiden Sie Ihre Mail individuell auf den Sponsor zu

Sie wollen per E-Mail einen Erstkontakt mit einem potenziellen Sponsor herstellen? Hier unsere Tipps, um die Erfolgsaussichten zu erhöhen. Verschicken Sie nicht ein und dieselbe E-Mail-Anfrage an mehrere Sponsoren. Massenaussendungen sind zwar eine schnelle und preiswerte Form der Kontaktaufnahme, aber sinnlos!

Erfolgschancen haben Sie nur, wenn Sie Ihre Anfrage individuell auf den jeweiligen Sponsor zuschneiden. Dazu gehört, die für Sponsoring zuständige Ansprechperson und deren E-Mail-Adresse zu recherchieren.

Ermitteln Sie darüber hinaus 

  • Bisherige Sponsoringprojekte des Unternehmens (wo engagiert sich das Unternehmen aktuell? Passt ein Engagement bei Ihrem Verein zum Sponsoring-Portfolio des Unternehmens?) 
  • Unternehmenszielgruppen
  • Unternehmensphilosophie/-leitbild (inkl. Informationen zu den strategischen Zielen, Unternehmenswerten)
  • Unternehmensprodukte/-dienstleistungen
  • Sponsoring-Leitlinien/Richtlinien 

Aktuelle Kommunikationskampagnen des Unternehmens (Social Media, Werbung etc.) und binden Sie die gewonnenen Informationen in Ihre Mail und das beigefügte Sponsoringangebot  ein.

Was ist noch zu beachten?

  • Im "Betreff"- muss zu erkennen sein, dass es sich um eine Sponsoringanfrage bzw. ein Sponsoringangebot handelt
  • Persönliche Anrede der Kontaktperson beim Sponsor (nicht „sehr geehrte Damen und Herren“ schreiben!)
  • Verschicken Sie die E-Mail nicht an eine allgemeine Adresse, wie info@unternehmen.de oder kontakt@unternehmen.de (hier wird es vermutlich lange dauern bis die für Sponsoring zuständige Person Ihre Unterlagen erhält, wenn überhaupt)
  • Rechtschreibfehler vermeiden
  • Leser*innenfreundliche Formatierung verwenden (mit Absätzen arbeiten, besonders wichtige Infos/Mehrwerte für den Sponsor hervorheben, z.B. durch Aufzählungen/Spiegelstriche)Das Sponsoringangebot als Anlage nicht vergessen. Das Datenvolumen sollte zehn Megabyte (MB) nicht überschreiten. Je weniger Datenvolumen umso besser. Komprimieren sie ggf. Ihre Datei. Verschicken Sie Ihre Unterlagen am besten als pdf-Dokument
  • Vollständigkeit der Unterlagen sicherstellen
  • Kontaktdaten nicht vergessen (Signatur: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnr. und Mobiltelefonnr. der Sponsoringkontaktperson im Verein, Postanschrift und Homepage-Adresse/URL des Vereins)
  • Schreiben Sie so ausführlich wie nötig, jedoch präzise und möglichst knapp

Was spricht für den E-Mail-Versand?

  • kostengünstig
  • schnell
  • Korrespondenz mit den Sponsoren kann sehr einfach verwaltet werden
  • Sponsoren antworten in der Regel schneller als bei Postversand.

Online-Sponsoringanfragen

Immer mehr Unternehmen bieten an, Sponsoringanfragen über die Homepage online einzureichen. Vom Sportverein ist das dort hinterlegte Dokument auszufüllen. Das Sponsoringangebot/-konzept kann in der Regel als Anlage hochgeladen werden. Online-Sponsoringanfragen bieten z.B. an:

Details

Autor:
Dirk Schröter

zuletzt aktualisiert:
Januar 2026